Журнал регистрации ухода сотрудников в рабочее время. Приход и уход сотрудников: опыт решения проблемы с опозданиями

Правила ведения журнала учета рабочего времени

Ст. 91 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ регламентирует обязанность работодателя осуществлять учет времени, фактически отработанного сотрудником. Названное время должно быть отражено в специальном табеле (см. форму Т-12, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Наличие же журнала учета рабочего времени не является предписанной законом обязанностью работодателя. Однако указанный документ служит для оптимизации и упрощения работы соответствующей службы по учету отработанного времени. На основании информации, содержащейся в упомянутом журнале, могут быть внесены сведения в табель учета рабочего времени.

Лицо, ответственное за ведение такого журнала, назначается каждой организацией самостоятельно:

• посредством издания специального приказа или
• на основании локальных нормативных актов — положения о делопроизводстве внутри организации; в этом случае функционал по ведению такой документации сразу указывается в трудовом договоре сотрудника или его должностной инструкции.

Периодичность внесения сведений в журнал учета рабочего времени, а также срок его хранения зависят от вида учета трудового времени:

• Ежедневный учет — когда работники должны приходить на работу каждый день в течение рабочей недели. В этом случае и журнал заполняется ежедневно.
• Еженедельный — когда работники в неделю отрабатывают установленное соглашением время, но приходят на работу не ежедневно. Журнал в этой ситуации заполняется раз в неделю.
• Суммированный — когда работники трудятся по гибкому графику или посменно. Сведения в журнал в таком случае могут вноситься с установленной локальными нормативными актами периодичностью: ежедневно, еженедельно, ежеквартально, раз в полгода и т. д.

Форма ведения журнала учета рабочего времени

Работодатель правомочен самостоятельно определить форму ведения журнала, т. к. законодатель не ограничивает его в этом выборе. Журнал может заполняться как на бумажном носителе, так и в электронном формате.

При этом второй вариант может реализовываться даже без использования специальных автоматизированных баз данных для кадрового или бухгалтерского учета. Достаточно создать подходящую электронную таблицу, поскольку п. 1.11 ст. 2 федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ называет электронным документом любую документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в форме, пригодной для восприятия посредством ЭВМ и передачи через электронные телекоммуникационные сети.

Ведение журнала в электронном виде должно соответствовать требованиям внутренних инструкций организации по делопроизводству.

Содержание журнала: учет прихода и ухода работников

Законодательством не установлено требований к оформлению и содержанию названного документа. Согласно сложившейся практике в таком журнале информация обычно представлена в табличной форме. Названная таблица стандартно содержит следующие столбцы:

• порядковый номер записи;
• Ф.И.О. работника;
• дата внесения записи;
• время появления сотрудника на рабочем месте;
• время отбытия работника с места работы домой;
• примечания (фиксируются комментарии относительно опоздания сотрудника на работу, причины его отсутствия на рабочее месте и т. д.);
• подпись ответственного за ведение журнала лица.

Титульный лист такого журнала, оформляемого на бумажном носителе, обычно содержит такие реквизиты:

• организационно-правовая форма и наименование организации;
• наименование самого журнала;
• дата начала и окончания ведения журнала;
• должность, Ф.И.О. ответственного за ведение названного документа лица.

Пример заполнения журнала учета прихода и ухода сотрудников можно скачать по ссылке:

Итак, журнал учета прихода и ухода работников не относится к обязательной кадровой документации, а потому требования к его ведению не регламентированы законом. Вместе с тем на основании такого журнала можно быстро заполнить табель учета рабочего времени, зафиксировать необходимые комментарии, касающиеся причин опоздания или отсутствия сотрудников.

Форма ведения журнала может быть любой, как и его содержание — требования к ним устанавливаются внутренними нормативными актами организации.

Деятельность многих организаций основывается на ведении учета продолжительности труда персонала при помощи специальных документов, в числе которых – журнал учета рабочего времени. Как выглядит этот документ, обязательно ли его вести и как правильно заполнить, вы узнаете из нашей консультации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Как выглядит журнал?

Журнал состоит из золотистой обложки из плотного картона и ПВХ-пленки, которая легко убирается при необходимости отправить документ в архив на хранение. В нем имеются отверстия стандартного размера, используемые для подшивания.

На титульном листе пишется наименование документа, поле для заполнения названия компании и блок, информирующий о:

• дате начала или окончания ведения;
• количестве выполненных записей;
• номер тома;
• сроке хранения.

Обратная сторона рассматриваемого документа содержит поле, которое позволяет быстро его опечатать и заверить.

Обратите внимание: штамп должен строго располагаться в указанном месте (М.П.), захватывать ленту и наклейку.

На заметку: опечатывание журнала необходимо только в случае, если такие правила установлены внутренними документами организации. Выполнение этой операции необязательно.

Остальные разделы книги учета:

• основные таблицы, предназначенные для фиксирования информации о работниках;
• поле, имеющее сведения об ответственных за заполнение лицах (ФИО, должность, период ведения и документ, на основании которого они действуют, подпись);
• дополнительная справочная информация, располагаемая в конце журнала.

Книга отличается тем, что содержит всю информацию, необходимую в профессиональной деятельности кадровых специалистов и бухгалтеров.

Для чего он нужен?

Рабочее время – период, на протяжении которого сотрудник исполняет трудовые обязанности, учитывая требования локальных актов и должностной инструкции.

Оно напрямую влияет на расчет зарплаты, премиальных отчислений и характеризует исполнительность. По этим причинам учет должен производиться с максимальной точностью.

Решить поставленную задачу помогает журнал учета рабочего времени. Использовать его можно во всех организациях, независимо от вида и формы собственности.

Основное предназначение:

• поддержания дисциплины;
• контроля эффективности использования времени;
• справедливого начисления ;
• фиксирования времени простоя;
• отражение количества дней болезней, ;
• определения сверхурочных и т. д.

Книга содержит информацию о времени, фактически отработанном сотрудниками. Законодательство предусматривает норму – 40 часов в неделю, но предприятия самостоятельно определяют режим работы и обеденное время.

Журнал помогает контролировать оптимальную продолжительность.

В нем также отмечаются:

• прогулы;
• опоздания;
• задержки.

На основании вводимых сведений производится начисление премий, назначается штраф за нарушение трудовой дисциплины, а также вносится информация в .

Обязателен ли?

Многие работодатели задают вопрос: обязательно ли вести журнал учета рабочего времени и чем регламентирован этот документ.

Согласно ст. 91 НК РФ, нужно учитывать отработанное сотрудниками время в табеле по форме Т-12. Но ведение журнала учета рабочего времени не является обязательной процедурой.

Руководители самостоятельно принимают решение, нужна ли эта книга.

Стоит помнить о преимуществах, которые она дает:

• повышение качества трудовых ресурсов;
• экономия времени;
• оптимизация работы служащих;
• справедливая оценка ситуации и предотвращение конфликтов.

Учет времени исполнения трудовых обязательств персонала производится с периодичностью:

• Каждый день – используется, когда работники каждый день приходят в организацию для выполнения трудовых обязательств. Труд нормирован, установлено определенное количество часов.
• Каждую неделю – способ подходит для лиц, исполняющих определенное количество задач за неделю, а необходимость часто приходить в организацию отсутствует.

Как чаще всего выглядит документ, показано на рисунке:

Есть ли специальная форма для учета ненормированного времени?

В некоторых организациях служащие отправляются в в нерабочее время. Законодательство не предусматривает образца журнала для Поэтому разрешается при необходимости добавлять дополнительные графы. Например: сведения о сверхурочных, причины опоздания и т.д.

Как правильно вести?

Журнал учета рабочего времени можно заполнять в бумажном или электронном виде. Во втором варианте не требуется наличие определенных информационных баз кадрового или бухгалтерского учета. Достаточно сформировать подходящую таблицу.

При ведении книги в электронном виде требуется соответствие правилам внутренних документов и делопроизводству.

Законодательство не устанавливает конкретных норм по ведению учета. Однако данные размещаются в виде таблицы.

Инструкция по заполнению:

• Информация подается лаконично. Обязательно заполняются следующие данные: ФИО сотрудника; дата, по состоянию на которую ведется учет; время, когда работник прибыл в организацию и когда убыл; количество отработанного времени (указывается в часах, минутах).
• Когда служащий преждевременно покидает рабочее место, причина указывается в журнале.
• В последнем столбце обязательно ставится подпись.

Допускается ли исправление ошибок?

Трудовое законодательство рекомендует всем работодателям вести учет рабочего времени сотрудников. Обязательной формой такого учета является форма Т-12. Иногда руководители по собственной инициативе заводят журнал учета рабочего времени. Рекомендации по ведению такого журнала вы найдете в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

Учет рабочего времени: законодательная база

При условии строгого следования положениям ТК РФ вероятность возникновения проблем и споров по поводу рабочего времени и его оплаты исключительно низка. Рабочее время, в общем виде, - это период времени, в течение которого сотрудник занят выполнением своих трудовых обязанностей, прописанных в условиях трудового соглашения и правилах внутреннего трудового распорядка .

Любая компания, не зависимо от формы собственности и юридического статуса, должна вести учет времени, отработанного сотрудниками. В этом заинтересован и работодатель, и сами сотрудники.

Для сотрудника такой учет является гарантией того, что его не заставят работать сверх установленной нормы (40 часов в неделю), а вся сверхурочная работа будет надлежащим образом оплачена. При этом объем такой дополнительной работы не будет превышать 4 часа в течение двух дней подряд или 120 часов в год.

Для работодателя такой учет дает возможность контролировать фактически отработанное его сотрудниками время, отслеживать опоздания и прогулы, распределять время для командировок, отпусков и больничных. При этом трудолюбивые и дисциплинированные сотрудники будут материально стимулированы, а нарушители получат соотвествующие взыскания и штрафы.

Еще большее значение для обеих сторон имеет учет рабочего времени в случае почасовой системы оплаты труда.

Обратите внимание

Если сотрудник отсутствует на работе в течение всего дня без уважительных причин, то такой проступок квалифицируется законом как прогул. Однократное нарушение может привести к замечанию или выговору, повторное - к увольнению по статье. Такое право дает работодателю ст. 81 Трудового кодекса РФ.

Основные способы учета рабочего времени

Строгого определения способов, которыми должен осуществляться учет отработанных часов, в трудовом кодексе нет. Обычно для выполнения данной процедуры назначают ответственного. Он контролирует время прихода и ухода сотрудников, порядок назначения сверхурочной работы, соблюдение графика работы . Назначение ответственного происходит либо приказом руководства, либо указанием в трудовом соглашении с этим работником дополнительной обязанности по учету.

В настоящее время в нашей стране принято осуществлять учет отработанных часов тремя способами:

1. ежедневно
2. еженедельно
3. суммарно за год.

Следует отметить, что это наиболее распространенные учетные периоды, на практике руководство предприятия может установить для контроля любой другой отрезок времени.

Однако нужно иметь в виду, что по закону максимальный учетный период равен одному году, а для работ с вредными условиями труда - три месяца. Обычно руководство определяет учетный период в соответствии с графиком работы каждый конкретной штатной единицы.

Оформление журнала учета рабочего времени

Ведение табеля учета рабочего времени (форма Т-12) обязательно для любой организации. В отличие от него, журнал учета рабочего времени сотрудников заводится исключительно по инициативе руководителя. Для этого есть две причины.

Журнал учета рабочего времени является источником данных для табеля, который ведется в бухгалтерии и отделе кадров.

Такой журнал помогает руководителю следить за трудовой дисциплиной и получать достоверные сведения о том, сколько времени проводят его сотрудники на своих рабочих местах.

Для дисциплинированных и добросовестных работников наличие такого журнала является дополнительной гарантией, что все отработанные сверхурочно часы будут надлежащим образом оплачены.

Читайте также:

Кто может вести журнал прихода и ухода сотрудников

Сотрудник, ответственный за ведение данного учетного документа, определяется руководством самостоятельно. Назначение осуществляется одним из двух способов:

В последнем случае в трудовом соглашении или должностной инструкции ответственного за ведение журнала следует добавить эту дополнительную обязанность.

Ведение журнала учета рабочего времени

Выше уже шла речь о разных способах учета отработанных часов. Каждое предприятие в соответствии с графиками работ своего персонала может установить любую периодичность внесения записей в журнал. Как правило, она бывает следующей:

ежедневной (в случае стандартной рабочей недели);

еженедельной (в случае, если сотрудники приходят на работу не каждый день, например, при сменном режиме работы);

с периодичностью, установленной Положением о делопроизводстве компании (в случае суммированного учета при гибком или сменном графике).

Поскольку ведение журнала не является обязательным, то законодательством не установлено стандартной формы этого документа. Каждая фирма может разработать собственный вариант журнала и вносить в него все необходимые для учета данные. Практика показывает, что форма таблицы является наиболее удобным вариантом (это может быть печатная или электронная таблица) со следующим минимально необходимым набором граф:

В магазинах, торгующими специализированной канцелярской продукцией, можно приобрести подобный журнал. Он уже будет прошит, иметь титульный лист и содержать все необходимые графы для заполнения.

Часто руководство требует добавления дополнительных граф. Например, это может быть графа с информацией об обеденных перерывах или с данными о сверхурочных часах. Все эти дополнительные столбцы можно добавить в самостоятельно созданные электронные таблицы, которые потом распечатать. На многих современных предприятиях существует практика ведения электронных журналов учета.

Журнал обычно ведется в течение года, потом заводят новый. После окончания документа, его положено хранить в течение одного года.

Довольно часто в некоторых организациях можно наблюдать следующую картину - журнал находится на столе секретаря или вахтера, а сотрудники во время прихода или ухода самостоятельно делают в нем записи. Ценность таких сведений не высока.

Гораздо эффективнее вести такой журнал в электронном в виде.

Это может быть обычная таблица приложения Microsoft Excel, открывающая огромные возможности по учету рабочего времени - автоматический расчет отработанного времени, возможность составления отчетов по каждом сотруднику, сортировку и поиск по дате, фамилии и т.д.

Взаимоотношения работника и работодателя включают в себя много нюансов, один из которых – соблюдение трудового графика. Еще при трудоустройстве будущий сотрудник понимает, что в нужное время и в обозначенные часы он должен заниматься прямыми обязанностями.

В свою очередь, работодатель оплачивает время и результат работы. Но ситуации возможны разные, в том числе и конфликтные, соответственно необходим механизм контроля ответственности подчиненных и добросовестности начальства.

Соблюдение трудового кодекса РФ максимально возможно предотвращает спорные ситуации вокруг рабочих часов.

Время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности так, как это регламентируется трудовым договором и внутренним распорядком, называется рабочим временем. Организации обязаны вести учет часов, которые фактически отрабатывает каждый сотрудник.

Закон защищает обе стороны трудового договора.

С точки зрения сотрудника, руководство не вправе принудить отрабатывать часы сверх установленного государством предела. Нормальная рабочая неделя не должна превышать 40 часов. Лимит имеют и сверхурочные работы – не более 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Плюсом для работодателя является возможность контролировать командировки, опоздания, прогулы, больничные, отпуска подчиненных. Эти данные используются и для поощрения трудолюбивых сотрудников, и для дисциплинарных взысканий нарушителям.

! Не забывайте, что по статье 81 ТК РФ работодатель может по своей инициативе расторгнуть трудовой договор с сотрудником, если последний отсутствует на рабочем месте в течение всего рабочего дня (смены) без уважительных причин, – т. е. за прогул.

При почасовых ставках заработной платы контроль рабочего времени необходим обеим сторонам.

Контроль рабочего времени сотрудников: основные способы

В трудовом кодексе нет жесткой регламентации, каким образом работодатель должен считать отработанные часы. За контролем времени, сверхурочной работы, соблюдением рабочего графика назначается ответственный, обязанности которого указаны в трудовом договоре либо дополнительном приказе.

В России общепринятыми считаются 3 способа учета отработанного времени в сумме за конкретный период:

• ежедневный;
• еженедельный;
• ежегодный.

За основу берется промежуток, по истечении которого подводится итог. Приведенные методы не единственные, наниматель волен выбирать период по своему усмотрению.

Единственное, на что четко указывает закон, это максимальный контрольный срок суммированного учета времени – 1 год, а для работников, занятых на вредном производстве, – 3 месяца.

Чаще всего работодатель выбирает способ в зависимости от рабочего графика сотрудника. Поясним: ежедневный учет затрудняется, если подчиненные работают посменно сутками. При работе вахтовым методом может возникнуть ситуация, когда за один период – например, месяц – выходит переработка, а за другой количество рабочих часов снижается.

В таком случае работодатель применяет суммированный учет рабочих часов и уже в увеличенном отчетном периоде – например, за квартал – излишков быть не должно.

Из-за возможных переработок в разных промежутках времени сотрудник при устройстве на работу должен четко понимать, график укладывается в нормальную рабочую неделю (40 часов) или по отношению к нему применят суммированный учет времени.

Это ключевой пункт в условиях трудового договора, и в случае его изменения наниматель обязан известить подчиненного.

Что такое сдельная система оплаты труда и как рассчитать зарплату при таком способе оплаты – читайте

Ведение журнала учета рабочего времени

И в организациях с многочисленным штатом сотрудников, и в небольших фирмах часто принято фиксировать фактическое время прихода сотрудника на работу и время ухода. Данные вносятся в журнал учета рабочего времени.

Обозначим сведения, которые содержатся в документе:

1) порядковый номер;

3) ф. и. о. и занимаемая должность сотрудника;

4) время, когда подчиненный пришел на работу;

5) время ухода с работы;

6) подпись сотрудника;

7) количество отработанных часов;

8) комментарии, необходимые, если сотрудник опоздал либо не полностью отработал день (смену).

Образец журнала учета рабочего времени с пустыми графами для внесения конкретных данных по предприятию:

В зависимости от конкретной организации и особенностей труда пункты могут варьироваться. Неизменным останется подсчет количества отработанных часов, что и контролирует работодатель.

Журнал учета рабочего времени – образец заполнения по предприятию:

Способы ведения журнала

Закон не устанавливает точного бланка для журнала учета рабочих часов, а предоставляет некую свободу нанимателю, поэтому возможно 2 варианта.

Ручная версия предусматривает наличие специальной книги, часто с возможностью прошнуровки. По мере надобности записи заносятся ответственным сотрудником. В ряде организаций с наличием «бумажного» журнала каждый сотрудник самостоятельно вносит время прибытия/убытия и подтверждает данные личной подписью.

Приобрести подготовленный журнал можно в типографиях, в твердом или мягком переплете, с необходимыми графами и количеством страниц. Аналогично покупной книге работодатель может распечатать подготовленные на ПК бланки и подшить последние в папке.

Электронная версия документа определена выбором программного обеспечения. Спектр начинается с простейшего ПО, в которую данные заносятся вручную.

Но и в этой программе предусматривается формирование автоматической отчетности. Кроме экономии сил и времени ответственного, работодатель получает выборку по конкретным параметрам, таким как сверхурочная работа или отпуска и больничные.

Более сложное ПО предполагает автоматическую регистрацию времени входа и выхода сотрудника с работы. Реализуется это с помощью индивидуальных карт доступа и электронных замков (контроллер регистрации или турникет).

Данные, поступающие на считывающие устройства, систематизируются и напрямую передаются в бухгалтерские программы (такие как 1С) для расчета зарплаты. Такое ПО имеет еще одну функцию – разделение доступа сотрудников по разным отделам организации. При всех достоинствах присутствует недостаток – высокая стоимость программы и сопутствующего оборудования.

Еще один вид электронных систем, которые распространяются в крупных городах, - биометрический контроль сотрудников. Заключается метод в использовании отпечатка пальца как пропуск на работу .

Как правильно вести журнал регистрации приказов по основной деятельности и для чего необходим этот документ, вы можете узнать

Табель учета рабочего времени

Итак, как уже уточнялось выше, работодатель обязан считать, сколько часов фактически отработал сотрудник. Но при этом журнал учета рабочего времени, где фиксируется время прихода и ухода подчиненного, необязателен. Каким образом тогда государство контролирует соблюдение ТК?

Правительство утвердило специальный документ, на основании которого производится учет отработанных часов, расчет выплат сотрудникам и составление отчетности по труду, - табель рабочего графика (или табель учета рабочего времени). Этот документ составляется на основе данных журнала и является обязательным и унифицированным для организаций.

На основании договора при устройстве на работу каждому работнику выделяется табельный номер, который в дальнейшем фигурирует в таких документах, как например, личное дело и расчетный лист

Указанный номер сохраняется за сотрудником даже при смене отдела или должности, а после увольнения остается свободным еще в течение трех лет. В соответствии с индивидуальным номером в табель вносится информация о каждом сотруднике.

Принято две стандартные формы ведения табеля учета графика, утвержденные Госкомстатом в 2004 году. При ручном методе заполнения документа используется форма Т-12, если организация установила турникет – форма Т-13. По перечню пунктов обе формы схожи, поэтому содержание документа обозначим на примере версии Т-12.

Заполнение табеля начинается вверху страницы, где указывают названия организации и структурного подразделения, к которому относится документ. Следом вносятся даты отчетного периода и дата составления.

Ниже в виде таблицы отслеживается результат работы каждого сотрудника за отчетный период – рабочие дни, пропуски, итоговое количество часов. Специальная кодировка в ячейках указывает на причину неявки на работу.

Возможно два варианта заполнения дней:

• отметки о явках и неявках (этот способ проиллюстрирован ниже);
• отметки только о пропусках, остальные дни считаются отработанными в полном объеме.

Отдельной графой учитываются сверхурочные, ночные часы, работа в праздничные и выходные дни .

Форма Т-12 дополнена вторым разделом – «Расчет с персоналом по оплате труда», который заполняется сотрудниками бухгалтерии.

Узнать, как вести журнал регистрации входящих документов и скачать образец бланка, вы можете

Даже если оформление документа происходит на ПК, итоговая версия идет на печать, и ее должны завизировать составивший сотрудник, руководители подразделения и организации. В ряде случаев вместо директора компании подпись ставит сотрудник кадровой службы. Готовая отчетность хранится один год.

На форумах для кадровиков и бухгалтеров эксперты разбирают тонкости внесения информации в документ.

Табель учета рабочего времени – скачать бланк в формате excel, вы можете по этой ссылке.

Государственный контроль

Внимательность, с которой сотрудники подходят к ведению журнала и табеля учета графика, связана с тем, что эти документы - основание для выплаты заработной платы, отпускных либо других пособий работнику, как следствие – основание для отчислений в налоговые органы. Некорректно составленный табель, кроме нарушения выплат подчиненным, говорит о неверном контроле доходов и расходов организации.

Кроме налоговиков, ФСС проверяет табель с целью убедиться в корректности начисления пособий по нетрудоспособности (на основании больничного или в отпуске по уходу за ребенком). Фонд социального страхования РФ, Федеральная инспекция труда и другие органы вправе потребовать табель у руководства организации.

Отсутствие документа - грубое нарушение трудового законодательства и ведет к административной ответственности (штраф в размере от 10 тыс. р.). В случае если возникает спорная ситуация по начислению пособий и зарплат, нарушения в ведении табеля учета графика суд рассмотрит как основание к взысканиям с организации.

В заключение стоит отметить, что ведение журнала учета рабочих часов хоть и необязательно, но приносит пользу.

Сведения, учтенные в документе, помогают при ведении официальной отчетности и контроле трудовой дисциплины.

Современные автоматизированные способы контроля предполагают, что руководству не придется нанимать отдельного подчиненного для выполнения этих обязанностей.

Больше информации о том, как заполнить табель учета рабочего времени в электронном виде, содержится в следующей пошаговой видео-инструкции:

Время прихода на работу и ухода сотрудников можно контролировать различными методами. Самый распространенный – ведение журнала учета рабочего времени.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Помимо информации об опозданиях и раннем уходе с работы он предоставляет исходные данные о фактически отработанном каждый работником времени, необходимые для составления табеля и начисления заработной платы. Ведение учета рабочего времени является обязательным для предприятий и организаций по статье 91 ТК РФ.

Что это такое

Журнал не является стандартизированным документом и не имеет единой утвержденной формы. Наиболее распространенные шаблоны можно найти в интернете или приобрести в магазине бланков. Предприятие может разработать и утвердить свою форму журнала.

Для определения отработанного сотрудником времени понадобится следующая информация:

• данные сотрудника, позволяющие однозначно его идентифицировать (Ф.И.О., должность, структурное подразделение);
• информация о начале и окончании рабочего дня, подтвержденная личной подписью работника и контролером;
• информация об отсутствии на рабочем месте с указанием причины, с подписью сотрудника или ответственного лица (например, о направлении в местную командировку);
• отметки о командировках, отгулах, согласованных переносах начала рабочего дня и иных договоренностях работодателя и работника.

Журнал может вестись в тетради или формироваться путем ежедневного заполнения листов учета, которые подшиваются в папку или сшиваются. Отдельные листы должны иметь необходимую защиту от подделок (дату, печать и подпись ответственного лица).

Для чего нужен

Учет рабочего времени в виде журнала может потребоваться при решении спорных ситуаций, подтверждении опозданий на работу и для проверки законности отсутствия гражданина на работе. Журнал учета времени работы является первичным документом для начисления заработной платы при почасовой оплате труда.

Для вынесения дисциплинарного взыскания за опоздание или прогул недостаточно записи в журнале учета, но в случае отказа сотрудника от объяснения он может использоваться при составлении акта об опоздании или отсутствии на работе.

Применение журнала должно быть предусмотрено правилами трудового распорядка, его форма и порядок ведения также должны быть закреплены во внутренних документах организации.

Обязательно ли

Трудовой кодекс (91 статья) требует от работодателя ведение учета рабочего времени. Контроль времени работы преследует две основные цели:

• предотвращение превышения установленных ограничений по времени работы, в том числе при ненормированном рабочем дне;
• выявление случаев нарушения трудовой дисциплины.

Кодекс не обязывает предприятие вести журнал учета. Для начисления заработной платы требуется табель, который составляется на основании журнала, распорядительных документов и объяснений работников.

В соответствии с законом «Об архивном деле» Министерством культуры косвенным образом установлена необходимость ведения журнала учета – через утверждение сроков хранения типового архивного документа, образующегося в результате деятельности госорганов, местного самоуправления и организаций.

Данное положение признано Высшим арбитражным судом не противоречащим действующему законодательству в части обязанности коммерческих организаций хранить перечисленные документы, в том числе табели и журналы учета отработанного времени (решение ВАС 14589/11 от 21.02.12).

Форма журнала

Каждая организация может утвердить собственный формат книги для учета прихода и ухода с работы. Обязательные реквизиты журнала:

• полное наименование организации, включая организационно-правовую форму;
• даты начала и окончания ведения (заполняются по факту);
• данные ответственного лица;
• количество подшитых страниц.

Все страницы внутри книги должны быть пронумерованы, на обложке должно быть указано общее количество страниц.

Колонки, которые могут быть включены в журнал на каждый рабочий день:

• Ф.И.О.;
• подразделение, должность;
• время прихода на работу, подписи работника и контролера;
• время ухода с работы, подписи работника и контролера;
• комментарии о причинах опоздания и отсутствия;
• служебные колонки, используемые для заполнения табеля (количество отработанных часов и т.п.).

Лицо, ответственное за ведение журнала, обязано обеспечить идентификацию личности работника, используя обычный или электронный пропуск или документ, удостоверяющий личность.

Обязанность ведения журнала должна быть возложена на сотрудника (например, на охранника или вахтера) приказом по организации. На каждый месяц заводят один журнал на всю организацию или ее структурное подразделение.

Приказ

Внутренний документ организации (приказ) закрепляет ответственность работников за внесение корректной информации в журнал учета рабочего времени, а также обязанности контролера по проверке информации и ее подтверждению.

Форма журнала может быть утверждена как вместе с обязанностями по его заполнению, так и отдельным документом.

Кто оформляет

Ответственность за ведение журнала возлагается на кадровую службу. Сотрудник этого подразделения должен отвечать за готовность надлежащим образом оформленного журнала до начала календарного месяца, обработку данных о времени присутствия на работе и проверку информации об обоснованности отсутствия.

Обеспечивать ведение книги учёта может сотрудник, постоянно присутствующий на входе в организацию (вахтёр, охранник, секретарь и т.п.).

В должностной инструкции лица, ведущего журнал учета, должна быть зафиксирована обязанность заполнения и ответственность за некорректные данные. Необходимо проинструктировать вахтера или охранника о действиях в случае, если сотрудник отказывается от заполнения журнала или пытается внести ложные данные.

Подтверждение информации об отсутствии на работе, включая больничные и отпуска, следует возложить на кадровую службу.

Постоянный контроль и выборочную проверку данных, заносимых в журнал, должен проводить ответственный сотрудник отдела кадров лично или, при наличии системы электронного контроля, по данным о проходе с использованием электронного пропуска.

Требование ежедневно отмечаться в журнале доводится до всех сотрудников под роспись при утверждении приказа о внедрении учета рабочего времени.

Если учет обязателен на основании правил трудового распорядка организации, она доводится до персонала при приеме на работу путем ознакомления с правилами ВТР.

Как заполнить журнал, образец

Данные работников вносятся в журнал ответственным сотрудником в начале месяца.

Пример листа журнала учета за день:

Столбцы (1) и (2) заполняет ответственный за ведение журнала сотрудник (представитель кадровой службы или секретарь). Столбцы (3) – (7) заполняет работник. Личной подписью необходимо подтверждать как время прихода, так и время ухода с работы.

В раздел «Примечания» работник вносит информацию о местных командировках, согласованном раннем уходе или причине опоздания. Контролер ежедневно подтверждает соответствие информации о времени прихода и ухода по каждому работнику.

Не позже, чем в конце месяца, кадровая служба производит расчет рабочего времени в столбце (9) для формирования ежемесячного табеля учета, в столбец (10) можно внести информацию об отпуске, наличии объяснения работника об опоздании и т.п.

При принятии решения о сроке хранения журнала следует ориентироваться на сроки давности по трудовым спорам и период хранения архивов первичной документации. Минкультом в 2010 году утверждены сроки хранения архивных документов. Согласно этому документу табели и журналы учета должны храниться 5 лет.

Как исправить ошибку

Особенности для вредных условий труда

Журнал учета рабочего времени для вредных (тяжелых, опасных) условий труда должен отражать ограничения продолжительности труда, установленные ст.92 ТК РФ. Сокращение рабочего времени определяется в коллективном договоре и во внутренних правилах предприятия.

В этих документах должны быть отражены:

• перечень профессий (штатных единиц) с опасными условиями;
• тип работ с такими условиями;
• длительность рабочего времени в часах, установленную для работников.

Вредная работа должна быть отражена в соглашении с каждым работником, трудовые обязанности которого выполняются в таких условиях.

Из-за выраженной сезонности работ или особенностей технологического процесса может применяться суммированный учет отработанного времени за период от 3 месяцев до года.

Законодательно определен специальный срок хранения первичной документации по учету времени работы на вредных производствах – он составляет 75 лет и для табеля, и для журнала. Для таких предприятий целесообразно заключение договора со специализированным архивным учреждением.

Журнал учета рабочего времени рекомендуется вести на предприятии любой формы собственности. Он позволяет отследить реально отработанное сотрудниками время и может использоваться для подтверждения присутствия на работе. Документ следует хранить вместе с унифицированным табелем не менее 5 лет.