Требования, предъявляемые к применению контрольно-кассовых машин. Современные требования

Кассовые чеки и бланки строгой отчетности – обязательные реквизиты

Переход на онлайн-кассы выдвигает новые требования и к и бланков строгой отчетности (БСО). Для того чтобы они должным образом удостоверяли акты хозяйственной деятельности, им предписываются такие обязательные реквизиты:

• заголовок документа;
• номер смены;
• дата, время, место совершения хозяйственной операции (адрес здания, номер транспортного средства, адрес сайта и др.);
• полное название фирмы;
• ИНН (СНИЛС);
• режим налогообложения, применяемый в деятельности фирмы (ОСН, УСН, ЕНВД и др.);
• характер совершенной операции (приток или отток денежных средств вследствие покупки, продажи, уплаты неустойки и др.);
• наименование объекта сделки – товара, работы, услуги;
• сумма сделки и форма расчета (наличная или безналичная).

Важно понимать деталь ключевых реквизитов кассовых документов:

В кассовом чеке или БСО обязательно прописываются Ф.И.О. лица, которое курировало сделку покупки или продажи, а также реквизиты самого кассового аппарата (модель, заводской номер).

Обязанности организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих контрольно-кассовую технику установлены ст. 5 ФЗ от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".
Контрольно-кассовая техника, применяемая организациями и индивидуальными предпринимателями, должна (п. 3 "Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями"):
1. Быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика.
2. Быть исправна, опломбирована в установленном порядке.
Образец марки-пломбы контрольно-кассовой техники утвержден Приказом Минпромэнерго России от 05.09.2007 N 351.
Техническая поддержка контрольно-кассовой техники, нанесение на нее знака "Сервисное обслуживание" и наклеивание на нее марок-пломб, а также введение в фискальную память информации при регистрации и перерегистрации контрольно-кассовой техники, замена накопителей фискальной памяти осуществляются только поставщиком или центром технического обслуживания (при этом введение в фискальную память информации и замена накопителей производятся с участием представителей налоговых органов).

3. Иметь фискальную памятьи эксплуатироваться в фискальном режиме.
Фискальная память ККМ - комплекс программно-аппаратных средств в составе ККМ, обеспечивающий некорректируемую, ежесуточную (ежесменную) регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение итоговой информации о денежных расчетах с населением, проведенных на ККМ, необходимой для правильного исчисления налогов.
Перечень и формат информации, вводимой в фискальную память контрольно-кассовой техники, при регистрации и перерегистрации контрольно-кассовой техники утвержден Приказом ФНС России от 08.08.2008 № ММ-3-2/351.
4. Иметь паспорт установленного образца, содержащий отметки о:
- регистрации, перерегистрации и снятии с регистрации в налоговом органе, вводе в эксплуатацию,
- проверке исправности,
- ремонте,
- техническом обслуживании,
- замене программно-аппаратных средств,
- установке средств визуального контроля,
- наклеивании марок-пломб,
- выводе из эксплуатации данной техники.
Отметки в паспорте контрольно-кассовой техники о регистрации, перерегистрации и снятии с регистрации заверяются печатью налогового органа.
Бланк паспорта версии модели контрольно-кассовой машины утвержден решением Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам от 24.04.2001 (протокол N 2/61-2001).
5. Иметь идентификационный знак установленного образца.
Образец идентификационного знака контрольно-кассовой техники утвержден Приказом Минпромэнерго России от 05.09.2007 N 352.
6. Иметь эксплуатационную документацию(Руководство по эксплуатации, Руководство налогового инспектора, Паспорт, Учётный талон).
Технические требования к контрольно-кассовым машинам для осуществления денежных расчетов с населением в сфере торговли, в ресторанах утверждены Письмом Государственной межведомственной экспертной комиссии по ККМ России от 28.11.1994 N АО-7-272.
Обязательное техническое условие, которому должна соответствовать ККТ, - наличие фискальной памяти и ее действие в фискальном режиме. Применение техники без фискальной памяти не допускают.
Фискальная память представляет собой электронное устройство, позволяющее фиксировать информацию о наличных денежных расчетах, проходящих через ККТ, и хранить итоговую информацию в течение длительного времени. В фискальную память записывают только итоговые данные за день или смену.
Фискальный режим представляет собой режим функционирования ККТ, обеспечивающий регистрацию фискальных данных в фискальной памяти. Когда вы приобретаете ККТ, она функционирует в нефискальном режиме, это позволяет произвести проверку ее работоспособности, а в ряде случаев - обучить персонал работе на ней.
При регистрации налоговый инспектор производит фискализацию техники, при этом вводит следующие реквизиты: заводской и регистрационный номер кассовой машины, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), дату проведения фискализации, пароль доступа к фискальной памяти. После проведения фискализации фискальный режим отключаться не должен.

Влекут за собой и дополнительные требования к кассовым чекам и бланкам строгой отчетности. Данные ОФД, к которому подключена онлайн-касса, включены в обязательные реквизиты БСО и кассового чека в 2019 году . В документах теперь надо указывать разные параметры. В чеках нужно пробивать наименования товаров, для этого необходима кассовая программа , которая это умеет. Наше бесплатнное приложение Касса МойСклад поддерживает это и все остальные требования 54-ФЗ. Скачайте и попробуйте его прямо сейчас.

Для новых реквизитов в чеках онлайн-касс и бланков строгой отчетности нет унифицированных форм, но в них должны содержаться определенные данные. Это данные, которые добавились с вступлением закона 54-ФЗ в силу. Вот новые реквизиты в чеках онлайн-касс:

• Применяемая организацией система налогообложения.
• Признак расчета: продажа/возврат.
• Порядковый номер фискальных данных.
• Фискальный признак данных.
• Список приобретенных товаров со стоимостью, ценой и примененными скидками.
• НДС для каждой позиции.
• Заводской номер фискального накопителя.
• Номер фискального документа.
• Код фискальной передачи данных.
• Сумма НДС и ставка налога.
• Название ОФД.
• Адрес сайта ОФД.
• QR-код, служащий дополнительной проверкой подлинности чека.

При этом в законе в списке обязательных реквизитов чека онлайн-кассы QR-код не значится, однако в разделе требований к контрольно-кассовой технике указано, что кассовый аппарат должен «обеспечивать возможность печати на кассовом чеке (бланке строгой отчетности) двухмерного штрихового кода (QR-код размером не менее 20Х20 мм), содержащего в кодированном виде реквизиты проверки кассового чека или бланка строгой отчетности в отдельной выделенной области кассового чека или бланка строгой отчетности». Таким образом QR-кода на новых чеках онлайн-касс вполне может и не быть, но онлайн-кассы должны уметь его печатать.

Что должно быть зашифровано в QR-коде на кассовом чеке по новым правилам? Закон говорит, что там должны содержаться сведения о покупке (дата и время платежа, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумма расчета, заводской номер фискального накопителя, фискальный признак документа).

Обязательные реквизиты кассового чека в 2019 году

Вот список реквизитов чека - 54-ФЗ строго предписывает их печатать на каждом документе, подтверждающем продажу:

• признак расчета (приход или расход),
• дата, время и место осуществления расчета,
• информация о налоговой системе продавца,
• заводской номер фискального накопителя,
• номенклатура товаров (услуг),
• сумма расчета с отдельным указанием ставки и размера НДС,
• форма расчета (наличные или электронный платеж),
• заводской номер ФН,
• регистрационный номер ККТ,
• адрес сайта ОФД,.
• фискальный признак документа,
• порядковый номер фискального документа,
• номер смены,
• фискальный признак сообщения,
• если покупатель захотел получить чек на e-mail или смс, то должен быть указан его адрес электронной почты или номер телефона, а также в этом случае должен значиться электронный адрес почты отправителя чека.

В этом чеке отмечены следующие реквизиты:

1. «Торговый объект» - название магазина.
2. «Кассовый чек» - название документа.
3. Приход – признак расчета.
4. «Морковь» - номенклатура товара.
5. Количество товара.
6. Цена за единицу товара.
7. Стоимость товара.
8. % НДС.
9. Сумма НДС.
10. Итоговая сумма расчета.
11. Форма расчета – наличными с суммой.
12. Форма расчета – картой, тоже с суммой.
13. Информация о налоговой системе продавца.
14. Отдельно общая сумма НДС.
15. ФИО кассира и его должность.
16. Номер смены.
17. ИНН торгового предприятия, выдавшего чек.
18. ЗН – заводской номер кассовой машины.
19. Наименование организации, выдавшей чек.
20. Адрес расчета.
21. Адрес сайта, где можно проверить чек.
22. Порядковый номер чека.
23. Дата и время выдачи чека.
24. Регистрационный номер ККТ.
25. Заводской номер фискального накопителя.
26. Номер фискального чека.
27. Фискальный признак данных.
28. QR-код для проверки чека.

Все эти данные – обязательные реквизиты чека онлайн-кассы. Если на чеке отсутствует хотя бы один из них, то по закону чек считается не действительным, а предприниматель должен будет приложить все усилия, чтобы доказать проверяющему органу применение онлайн-кассы, иначе он будет оштрафован за несоблюдение нового закона. Более подробно про реквизиты чека, требуемые 54-ФЗ, можно прочитать в самом тексте закона. При этом контролировать соответствие реквизитов на чеках закону может даже сам покупатель, поэтому не только предпринимателям необходимо быть в курсе, какие реквизиты должны быть в кассовом чеке.

Обязательные реквизиты БСО

Что касается обязательных реквизитов БСО, то в случае, если организация находится в труднодоступной области, последние три пункта из списка обязательных реквизитов чека онлайн-кассы могут не указываться. Кроме того, Правительство РФ предупреждает в законе, что оно может дополнить список еще одним обязательным реквизитом – кодом товарной номенклатуры – в случае, если он определен. В остальном, все реквизиты БСО ничем не отличаются от реквизитов чека онлайн-кассы.

А именно:

1. Название документа.
2. Номер документа, состоящий из шести цифр.
3. Название и форма собственности организации, выдавшей чек.
4. Адрес фирмы.
5. ИНН фирмы, выдавшей документ.
6. Вид услуги, оказанной клиенту.
7. Стоимость услуги.
8. Сумма, вносимая клиентом.
9. Должность и ФИО сотрудника, принявшего оплату.
10. Другие характеристики услуги (не обязательно).

Если у бланка документа нет отрывной части, то при его заполнении необходимо делать копию. Дублировать серию и номер бланка документа запрещено. Кроме того, БСО должен быть изготовлен либо с применением автоматизированной системы, либо отпечатан в типографии – в последнем варианте на нем должна быть указана информация об этой типографии (название, ИНН), значиться тираж печати, номер заказа и год его исполнения.

Все об изменениях в федеральном законе «О применении контрольно-кассовой техники» - в записи нашего вебинара .

Подробнее об оформлении БСО см. Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ Постановления Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Требования к ККТ

Регистрация ККТ, которая не обеспечивает передачу сведений о произведенных кассовых операциях ОФД, с 1 февраля 2017 г. не допускается за исключением касс, используемых в отдаленных от сетей связи местностях (). Добавим, что к таким местностям приравниваются населенные пункты, в которых численность населения не превышает 10 тыс. человек (п. 1 приказа Минкомсвязи России от 5 декабря 2016 г. № 616 " ").

Нужна электронная подпись?
Удостоверяющий центр ГАРАНТ
поможет подобрать и приобрести сертификат электронной подписи и для юридического, и для физического лица.

Новый порядок применения кассовой ттехники предусматривает оснащение всех кассовых аппаратов фискальными накопителями (далее – ФН), которые представляют собой аналог электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ), устанавливаемой на кассовую технику предыдущего поколения. Однако новые устройства не только позволяют хранить данные о расчетах, но и являются криптографическим средством. Так, фискальные документы, перед отправкой в налоговые органы с помощью ФН подписываются ключом фискального признака – аналогом усиленной электронной подписи.

Важно отметить, что организации и ИП, применяющие ОСН или совмещающие ОСН и спецрежимы, обязаны производить замену ФН один раз в 13 месяцев. Организации и ИП, применяющие УСН, ПСН и ЕНВД, – один раз в три года. Причем пользователи обязаны хранить ранее использовавшиеся в составе ККТ ФН не менее пяти лет с даты окончания их использования ().

Добавим, что в условиях образовавшегося на рынке дефицита фискальных накопителей Минфин России выпустил разъяснение, согласно которому предприниматели не должны привлекаться к административной ответственности за неприменение ККТ в случае, если ими приняты необходимые меры по соблюдению требований законодательства о применении ККТ. В качестве примера таких мер приведен договор поставки ФН, заключенный с поставщиком в разумный срок до окончания действия блока ЭКЛЗ ().

В соответствии с новыми требованиями ККТ должна:

• иметь корпус, заводской номер, нанесенный на корпус;
• иметь внутри корпуса часы реального времени;
• иметь устройство для печати фискальных документов (при осуществлении расчетов в Интернете устройство для печати фискальных документов может отсутствовать);
• осуществлять проверку контрольного числа регистрационного номера ККТ, обеспечивающего проверку корректности ввода пользователем регистрационного номера в ККТ;
• обеспечивать в момент расчета прием информации о сумме расчета от устройства для осуществления операций по передаче с использованием электронных средств платежа распоряжений кредитной организации об осуществлении перевода денежных средств;
• обеспечивать возможность установки ФН внутри корпуса и при применении ККТ содержать ФН внутри корпуса, а также передавать фискальные данные в ФН;
• обеспечивать формирование фискальных документов в электронной форме;
• исключать возможность формирования кассового чека или БСО, кассового чека коррекции или БСО, содержащих сведения более чем об одном признаке расчета;
• обеспечивать возможность передачи фискальных документов, сформированных с использованием любого ФН, включенного в реестр ФН, любому ОФД сразу после записи фискальных данных в ФН, в том числе возможность такой передачи в зашифрованном виде, а также возможность повторной передачи непереданных фискальных документов, по которым не было получено подтверждения оператора;
• обеспечивать печать фискальных документов, за исключением случая осуществления расчетов в Интернете;
• обеспечивать возможность печати на кассовом чеке или БСО двухмерного штрихового кода, содержащего в кодированном виде реквизиты проверки кассового чека или БСО (дата и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумма расчета, заводской номер фискального накопителя, фискальный признак документа) в отдельной выделенной области кассового чека или БСО;
• принимать от технических средств ОФД подтверждение оператора, в том числе в зашифрованном виде;
• информировать пользователя об отсутствии подтверждения оператора переданного фискального документа в налоговые органы в электронной форме через ОФД, а также о неисправностях в работе ККТ;
• обеспечивать для проверяющего лица налогового органа возможность печати фискального документа "отчет о текущем состоянии расчетов" в любое время (за исключением ККТ, применяемой при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа в Интернете, в которой устройство для печати фискальных документов отсутствует);
• обеспечивать возможность поиска любого фискального документа, записанного в ФН, установленный внутри корпуса ККТ, по его номеру и его печать на бумажном носителе (за исключением контрольно-кассовой техники, применяемой при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа в Интернете, в которой устройство для печати фискальных документов отсутствует) и (или) передачу в электронной форме;
• исполнять необходимые протоколы информационного обмена ().

НАША СПРАВКА

К понятию контрольно-кассовой техники относятся электронные вычислительные машины, иные компьютерные устройства и их комплексы, обеспечивающие запись и хранение фискальных данных в фискальных накопителях, формирующие фискальные документы, обеспечивающие передачу фискальных документов в налоговые органы через ОФД и печать фискальных документов на бумажных носителях в соответствии с правилами, установленными законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники ().

ВНИМАНИЕ!

Для ИП, являющихся налогоплательщиками, применяющими ПСН и УСН, систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей, систему налогообложения в виде ЕНВД при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных , за исключением индивидуальных предпринимателей, осуществляющих торговлю подакцизными товарами, требование в отношении указания на кассовом чеке и БСО наименования товара (работы, услуги) и их количества применяется с 1 февраля 2021 г. ().

Следует отметить, что применяться может исключительно техника и ФН, включенные, соответственно, в реестр контрольно-кассовой техники (https://www.nalog.ru/rn77/related_activities/registries/reestrkkt/) и реестр фискальных накопителей (https://www.nalog.ru/rn77/related_activities/registries/reestr_fiscal/). Эти реестры размещены на официальном сайте ФНС России, в настоящее время в них включены более 70 моделей контрольно-кассовых машин и четыре модели ФН. Кроме того, при покупке новых ККТ и ФН пользователи могут проверить, зарегистрированы ли они в указанных реестрах. Для этого можно воспользоваться соответствующими сервисами, расположенных в разделах "Реестр контрольно-кассовой техники" и "Реестр фискальных накопителей" сайта nalog.ru.

При выборе конкретной модели контрольно-кассовой машины, следует учитывать, что не каждая модель может подходить для конкретного вида деятельности. К примеру, некоторые модели разработаны для применения в такси, другие – на автозаправочных станциях, третьи – в платежных терминалах и так далее. Вы не сможете использовать в ресторанном бизнесе ККТ, предназначенную для работы в такси, поэтому будьте внимательны при покупке кассового аппарата. В реестре контрольно-кассовой техники можно также уточнить особенности применения отдельных видов ККТ, предназначенных, к примеру, для работы только в автоматических устройствах для расчетов, для расчетов в Интернете или только в качестве автоматизированной системы для БСО.

НАША СПРАВКА

К фискальным документам, передачу которых в налоговый орган по новым правилам должна обеспечить ККТ, относятся не только кассовые чеки, но и БСО. Эти документы могут быть как напечатаны на бумажном носителе, так и сформированы в электронной форме ().

Обязанности пользователей ККТ

Устанавливает основные обязанности организаций и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих расчеты и пользователей ККТ, в соответствии с которыми они должны:

• осуществлять регистрацию, перерегистрацию и снятие ККТ с регистрационного учета в налоговых органах в установленном порядке;
• иметь договор с ОФД на обработку фискальных данных, за исключением пользователей ККТ, используемой в отдаленных от сетей связи местностях;
• применять ККТ с установленным внутри корпуса ФН, соответствующую требованиям законодательства о применении ККТ;
• выдавать (направлять) покупателям (клиентам) при осуществлении расчетов в момент оплаты товаров (работ, услуг) кассовые чеки или БСО в случаях, предусмотренных ;
• при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа обеспечивать ввод идентичной информации о сумме расчета в ККТ и в устройства, предназначенные для осуществления операций по передаче распоряжений кредитной организации об осуществлении перевода денежных средств ();
• обеспечивать сохранность ФН в течение пяти лет с даты окончания их использования в составе ККТ;
• исключать возможность несанкционированного доступа третьих лиц к ККТ, программным, программно-аппаратным средствам в составе ККТ и ее ФН;
• предоставлять в налоговые органы по их запросам информацию и документы, связанные с применением ККТ, при осуществлении ими контроля и надзора за применением ККТ;
• обеспечивать должностным лицам налоговых органов беспрепятственный доступ к ККТ и ФН, в том числе с использованием технических средств, и предоставлять этим должностным лицам документацию на них;
• осуществлять замену ФН и расходных материалов;
• передавать в случае аннулирования разрешения на обработку фискальных данных у ОФД, с которым у пользователя был заключен договор, в срок не более чем 20 календарных дней со дня прекращения действия разрешения на обработку фискальных данных все фискальные документы, которые не были переданы в налоговые органы через ОФД в электронной форме;
• обеспечивать соответствие информации о сумме расчета в ККТ информации о сумме расчета, полученной от устройства, устройства, предназначенного для осуществления операций по передаче распоряжений кредитной организации об осуществлении перевода денежных средств ();
• предоставлять информацию и документы в электронной форме в соответствии с законодательством о применении ККТ в налоговые органы через кабинет контрольно-кассовой техники (за исключением пользователей, работающих в отдаленных от сетей связи местностях) в случаях, в порядке и в сроки, которые установлены уполномоченным органом
• выполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством о применении ККТ.

Таким образом, после выбора и приобретения контрольно-кассовой техники, ее следует зарегистрировать в налоговых органах, кроме того необходимо заключить договор с ОФД на обработку фискальных данных.

Несмотря на то, что по новым правилам заключение договоров с центрами технического обслуживания перестало быть обязанностью, мы рекомендуем не спешить с отказом от услуг специалистов – экономия на техническом обслуживании вряд ли оправдает себя в будущем.