При уходе с предприятия некоторых категорий сотрудников необходимо сформировать акт передачи дел при увольнении . К таким категориям относятся всевозможные материально ответственные лица, например, главный бухгалтер. И тогда перед руководителем предприятия встает проблема, как составить акт передачи дел при увольнении сотрудника?
Акт передачи дел
Законодательством отдельно не регулируется вопрос того, как составить акт передачи дел при увольнении и какие документы необходимо для этого подготовить. Поэтому руководитель предприятия сам решает, как организовать этот процесс. Однако практика показывает, что он проходит такие стадии:
Составляется приказ о передаче дел при увольнении.
Проведение инвентаризации подотчетной документации.
Проверка документации.
Сама передача.
Составление акта передачи дел и приеме документов.
Если на вакантное место уже принят сотрудник, передача проводится ему, а если нет, то другому уполномоченному работнику либо руководителю предприятия. А когда будет принят новый сотрудник, то в первый же дел все дела передаются ему.
Акт передачи дел при увольнении составляется членами специально созданной комиссии, которая утверждается через издание отдельного приказа. Сам акт передачи дел обязательно должен иметь список фамилий членов комиссии, составленный в алфавитном порядке, а также описание всего процесса учета дел и их передачи. Данный документ может иметь различные дополнения, которые обязательно прилагаются к нему. Его необходимо подписать всем участникам процесса, включая всех членов комиссии. Количество экземпляров зависит от количества участвующих сторон. После составления и подписания акт передачи дел при увольнении отдается руководителю предприятия для утверждения.
Дополнительные документы
Формированию акта передачи дел при увольнении сопутствует составление целого ряда дополнительных документов. Например, приказ о передаче дел, список необходимых документов и т.д. Тем не менее, законодательно не утверждена типовая форма его составления. Поэтому чаще всего акт передачи дел составляется в виде бухгалтерской описи, которая фиксирует правильно ведение документации, а именно:
Документально оформленная система бухучета предприятия.
Правильно оформленный учет движения потока финансов на предприятии.
Документы, подтверждающие денежные операции.
Правильные условия приема, регистрации и хранения денег.
Правильно оформленные договора и прочие финансовые документы.
Классификация и состояние амортизируемого имущества.
Учет и инвентаризация материальных ценностей.
Правильное проведение расчетов с сотрудниками.
Своевременная подача отчетов в налоговые органы.
Правильное хранение и ведение другой бухгалтерской документации.
Процесс передачи дел
Как уже отмечалось раньше, для процесса передачи дел необходимо вначале собрать комиссию, которая составляет и оценивает акт и его сопроводительные документы. После этого составленный документ должен быть завизирован всеми ее членами, увольняющегося сотрудника и того, кому передаются дела. Если они передаются не руководителю, то он отдельно должен ознакомиться с документами и тоже их подписать. Он также обязан предварительно обеспечить все условия, чтобы обеспечить максимально эффективное проведение данного процесса.
Приказ о передаче дел при увольнении
Документальным основанием для формирования такого акта и собственно проведения процесса передачи является соответствующий приказ. Он может быть как общим по предприятию, так и локальным – в отдельном филиале или структурном подразделении.
Он должен отразить причину, почему необходимо провести процесс приема-передачи дел , а также его сроки, дату, закрепить ответственное лицо, состав комиссии и ее председателя. Проходить этот процесс должен не позднее той даты, с которой сотрудник увольняется. Как правило, во время ухода по собственному желанию, сотрудник отрабатывает на предприятии еще дней четырнадцать. В эти сроки должен состояться описанный выше процесс и быть оформлен в должном порядке акт передачи дел при увольнении.
Акт приема-передачи дел – документ подтверждающий факт передачи документов. Смена директора организации, главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и прочих работников, чья деятельность плотно связана с документами влечет за собой передачу всех дел от увольняющегося работника новому. Передаются не только дела, но и документы, для кассира, например, передаче подлежат наличные средства в кассе.
Передача может быть осуществлена на основании акта приема-передачи. В данной статье предлагаем скачать образец акта приема-передачи документов (word). Бланк для скачивания находится внизу статьи.
Основное предназначение акта приема-передачи – это подтверждение факта перемещения документации или другого имущества от одного лица другому.
На нашем сайте вы можете скачать другие акты передачи: → , → , → .
Как составить акт приема-передачи дел другому лицу?
Акт является подтверждением того, что документы переданы и приняты получателем. Кроме того, акт приема-передачи может содержать подробный перечень передаваемых документов, что позволяет при необходимости выяснить, какие документы были переданы, в каком количестве и в каком виде. Бланк акта приема-передачи документов должен содержать следующие данные:
- Дата оформления;
- Место составления;
- Название документа;
- Сведения о том, кто является передающей стороной;
- Сведения о том, кто является получателем документации;
- Слова, указывающие на то, что документы получателю переданы согласно приложенного списка;
- Слова, указывающие на то, что документы получателем получены и проверены;
- Слова, подтверждающие, что стороны не имеют претензий друг к другу;
- Перечень документов – можно оформить в виде таблицы, если список большой, то разумно оформить в виде приложения к акту приема-передачи. Для каждого документа желательно указать его наименование, номер и дату, количество листов и экземпляров, копия или оригинал и другие важные сведения;
- Подписи обеих сторон.
В любой организации выполнение и документальное сопровождение финансовых операций – это важнейшая составляющая всех бизнес-процессов. Функции главного бухгалтера являются во многом ключевыми. Это лицо, имеющее отношение к «святая святых» финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому, несмотря на то, что с точки зрения трудового законодательства это такой же сотрудник, как и все остальные, расставание с ним может быть сопряжено со множеством проблем и трудностей для владельца бизнеса.
ФАЙЛЫ
В чем состоят особенности освобождения главбуха от должности, какие существуют для этого специальные основания, как минимизировать риски смены ключевой фигуры для организации, расскажем в этой статье.
Особенности увольнения главного бухгалтера
Обязанности главного бухгалтера резко отличаются от круга деятельности других сотрудников, поэтому назначение и увольнение второго лица после начальства имеет ряд особенностей.
- Кроме положений ТК РФ, трудовые отношения с главным бухгалтером рассматриваются Федеральным законом № 129 «О бухгалтерском учете».
- Главный бухгалтер подотчетен непосредственно гендиректору, который и принимает окончательное решение об увольнении и отвечает за всю процедуру.
- Для проверки компетентности этого важного сотрудника установлен срок дольше, чем для других: испытательный период может длиться до 6 месяцев (ч.5 ст.70 ТК) без учетов больничных и отпусков. Во время испытания процедура увольнения упрощенная.
- Можно не спешить принимать бухгалтера в штат на постоянной основе: закон разрешает заключить с ним срочный договор. В конце его действия и принимается решение – расстаться, так как истек срок документа, либо продолжить сотрудничество.
- Все, что касается материальной ответственности, надо заранее закрепить (в тексте самого трудового договора или отдельным документом).
На чем построить увольнение?
Окончание сотрудничества с главбухом по версии ТК точно такое же, как и с другим сотрудником. Однако, в дополнение к статьям ТК, федеральные законы предусматривают некоторые основания, специфичные для ключевых постов, таких, как директор и главный бухгалтер. Рассмотрим все законодательные поводы для увольнения главбуха.
Главный бухгалтер хочет уйти сам
Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.
ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели.
Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».
ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд.
Инициатива руководителя в увольнении главного бухгалтера
Закон предусматривает много оснований, по которым руководитель вправе указать главбуху на двери. Среди них есть те, что применимы как к ключевому, так и к рядовому сотруднику.
- Подложные документы при оформлении трудового договора.
- Истечение срочного договора. Предупреждение о нежелании продлять договор нужно предоставить сотруднику за 3 дня. Если после истечения срока этого не произошло, договор автоматически превращается в бессрочный.
- Невыполнение своих обязанностей или выполнение с нарушениями (несколько раз, подтвержденных взысканиями, или один раз, но грубо).
- Прогул.
- Появление сотрудника нетрезвым либо под действием наркотических или других токсических препаратов.
- Нежелание работать в изменившихся условиях, подчиненности или территориального расположения.
- Нарушение положений трудового договора (если они не противоречат ТК РФ).
- Несоответствие должности, выявленное в результате проведенной аттестации.
- Ликвидация организации.
- Сокращение штата или численности.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Сокращение – достаточно редкий повод для увольнения бухгалтера, ведь в любой организации необходим человек, ведущий финансовый учет. Только если предприятие очень маленькое, директор сам может выполнять функции бухгалтера, тогда эту должность допустимо сократить.
Основания, связанные с материальной ответственностью
Главбух вправе быть уволенным, если установлено, что он:
- совершил хищение, растрату, уничтожил либо повредил что-либо, принадлежащее фирме или другим сотрудникам (факт должен быть подтвержден судом или другим уполномоченным органом);
- своими действиями или бездействием, связанным с обслуживанием ценностей, утратил доверие руководства;
- участвовал в принятии решения, повлекшего ущерб имуществу организации.
Основания, связанные с уникальностью бухгалтерских обязанностей
В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:
- у организации появляется новый собственник (иметь на ключевой должности «своего человека» – право владельца);
- собственник хочет сменить имущество организации и лиц на ключевых постах;
- главный бухгалтер разгласил охраняемую законом тайну.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо.
Как передать дела в новые руки
Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.
В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:
- основание передачи (статью увольнения);
- сроки проверки и передачи дел;
- состав комиссии, осуществляющей проверку;
- личные данные принимающего лица;
- подписи сторон, печать организации.
Кому передавать?
Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.
Проверка дел
Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.
Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:
- учет финансов, кассы;
- госплатежи;
- итог инвентаризации;
- обязательства перед контрагентами.
Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.
Что передавать?
Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:
- балансовые и кассовые отчеты;
- документы структурных подразделений;
- банковские бумаги;
- архивные документы со сроком до 5 лет;
- ключ от сейфа, печать.
По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.
Образец акта приема-передачи дел
Представляем вниманию скриншот акта приёма-передачи дел. Этот же документ, но в формате .doc доступен для скачивания по ссылке вверху данной страницы.
При уходе со службы по собственному желанию или увольнению по любой другой причине главного бухгалтера или другого материально ответственного лица – это может вызвать нарушение работы дочернего филиала или всего предприятия целиком. Чтобы подстраховаться, и уменьшить возможные последствия стараются документально оформить и произвести передачу дел, даже если замены для увольняющегося работника еще нет. В этой статье мы постараемся рассмотреть, что же представляет собой акт передачи дел при увольнении и как он должен правильно составляться.
В существующем законодательстве Российской Федерации практически ничего не упоминается об организации, каких бы то ни было действий, на момент увольнения главбуха или же просто рядового материально ответственного сотрудника предприятия или его филиала. В связи с этим необходимый пакет документов руководитель предприятия устанавливает самостоятельно. Однако, как правило, при этом, обязательно создается акт приема передачи документов при увольнении и ряд дополнительных документов:
- Регистрация приказа о приеме – передаче;
- Проведение полной инвентаризации, как бланков строгой отчетности, так и активов, обязательств;
- Выполнение полной проверки учета;
- Собственно, произведение самой передачи;
- И в заключение – составление и подписание сторонами акта приема – передачи дел.
Когда на момент увольнения работника берется новый сотрудник, то все обязанности переходят непосредственно ему. Если же новый сотрудник не принят на замещение вакантной должности, то все дела и функциональные обязанности увольняющегося ложатся на другого работающего сотрудника, либо на директора филиала с возложением на него дополнительных, необходимых обязанностей и полномочий. Все назначения должны строго сопровождаться приказами или распоряжениями по предприятию или филиалу. В момент принятия на вакантную должность нового сотрудника дела и обязанности, выполняемые ранее подменяющим сотрудником – переходят к нему. Хотелось бы отметить, что передача всех дел должна происходить в день взятия нового сотрудника на работу.
Акт о передачи дел оформляется и по причине увольнения с должности работника, при переводе его на другую работу и т.д. Базой, для составления данного акта, служат различные распорядительные деловые бумаги о причине приема – передачи дел. Составляется акт членами комиссии, полный состав которой назначается и утверждается специальным приказом уполномоченного лица представителя руководства предприятия, если это филиал или самим руководителем. Полный список всех фамилий членов назначаемой комиссии и присутствующих на момент передачи дел людей оглашается в акте, согласно алфавитному порядку. В сопроводительном тексте акта подробнейшим образом передается вся проделанная работа и произошедшие действия.
Обычно акт приема передачи дел при увольнении имеет перечень определенных, конкретных пунктов. Общая численность экземпляров акта устанавливается количеством причастных сторон. Дополнения, которые сопутствуют акту, заполняются в виде дополнений к акту.
Акт приема передачи при увольнении закрепляется подписями, представителями принимающей и сдающей стороны, подписью председателя комиссии и всех членов назначенной комиссии. В завершение он передается на утверждение руководителю предприятия.
Документы, входящие в акт передачи дел при увольнении
Сам акт содержит целый ряд сопутствующих документов, в том числе и ссылку на приказ о передаче дел при увольнении, а так же список рабочих документов, показывающих полные обстоятельства финансового учета организации, или, как вариант аудиторской проверки.
Как минимум некоторое количество людей на предприятии являются непосредственно заинтересованными в составлении и подписании акта. К ним относятся: собственно сам руководитель предприятия, человек который уходит с предприятия, и человек который устраивается на освободившееся рабочее место.
Акт приема-передачи документов при увольнении в своей сущности не имеет каких-то четко установленных правил по его составлению. Согласно законодательству Российской Федерации не существует специальной, определенной формы по составлению данного документа. Чаще всего акт выглядит, как обычная бухгалтерская опись определенных дел. По большому счету, к ним можно отнести следующие документы:
- Система ведение бухгалтерского учета принятого на предприятии;
- Учет передвижения денежных средств по предприятию (правильное заполнение и ведение определенных бухгалтерских документов – чековая книжка, кассовая книга и т.п.);
- Документальное подтверждение приводящихся денежных операций, к примеру: чеки, векселя, марки для почтовых писем и прочее;
- Надлежащие условия хранения денежных средств на предприятии, своевременная регистрация входящих наличных денежных средств;
- Правильность заполнения и ведения договоров, актов сверок взаиморасчетов, банковских выписок;
- Классификация состояния амортизируемого имущества;
- Учет различных материальных ценностей и актуальность проведения инвентаризации, и использование ее результатов в бухгалтерском отчете предприятия или филиала;
- Ведение расчетов с сотрудниками предприятия, оформление трудовых договоров, актуальность выплаты оплаты труда работников, штатное расписание и т.п.;
- Подача в специально отведенные сроки бухгалтерского отчета предприятия в налоговые органы;
- Ведение и хранение различной дополнительной бухгалтерской документации.
Во время передачи дел созывается комиссия, представители которой обсуждают акт и сопроводительные к нему документы и дополнения аудиторов. После этого идет визирование документа подписями увольняющегося работника и вновь поступившего сотрудника, а так же представителей комиссии и руководителя организации.
Количество вопросов возникающих во время передачи дел, целиком и полностью обуславливается величиной предприятия и функциями увольняющегося лица. В обязанности руководителя входит создание условий для проведения действий по передаче дел.
Приказ о передаче дел при увольнении
Передача дел проводится на основании приказа, изданного руководителем предприятия. Когда передача дел и увольнение сотрудника происходит в филиале, то приказ может быть издан начальником главного филиала или начальником структурного подразделения. В приказе обычно указывается:
- Причина, по которой проводится прием – передача, а также устанавливается период времени для самой передачи;
- Определяется ответственное лицо, которое отвечает за проведение передачи дел и их прием;
- Утверждается состав комиссии, утверждается председатель комиссии;
- Назначается временной период, за который акт приема-передачи дел при увольнении вступит в силу.
Период передачи дел обычно устанавливается не позднее даты увольнения сотрудника, который снимает с себя ответственность. Чаще всего, если работник желает уволиться по собственному желанию, то трудовой договор расторгается в течение двух недель с последующего дня момента написания заявления на увольнение. Поэтому период передачи дел может продолжаться на протяжении до четырнадцати дней. Но следует учитывать, что Трудовой кодекс Российской Федерации позволяет расторгнуть договор, не дожидаясь истечения двухнедельного срока, по согласию сторон (ст. 80 ТК РФ). Тогда документ о приеме – передаче должен происходить в более сжатые сроки.
Акт приема передачи дел при увольнении составляется по образцу и позволяет снять ответственность с вступающего в должность сотрудника за действия предшественника. Поскольку порядок передачи и форма акта законодательством не регулируется, руководитель самостоятельно организовывает этот процесс.
В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел?
Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.
Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.
Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.
Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:
- обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
- оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
- разделить зоны ответственности;
- стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.
Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами. Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы.
Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.
Процесс передачи дел
Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:
- причину и сроки выполнения приема-передачи;
- лицо, ответственное за процедуру;
- состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
- срок, в течение которого акт вступит в силу.
Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.
Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.
Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.
Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.
Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.
Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:
- Составление приказа.
- Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
- Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
- Передача.
- Составление акта приема-передачи.
Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.
Дополнительные документы, необходимые для составления акта
Поскольку процедура передачи дел законом не оговорена, директор организации сам утверждает список сопроводительной отчетности. Документы составляются при выполнении следующих процедур:
- регистрации приказа, изданного для передачи дел;
- полной инвентаризации обязательств, активов и форм строгой отчетности;
- проверки ведения учета;
- выполнения непосредствено передачи дел;
- составления и подписания акта.
Если процедура передачи дел не отражена в документах организации, то по каждому отдельному случаю издается приказ.
Что указывается в акте передачи?
Пример документа.
Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.
Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.
В акте обязательно указывается:
- наименование компании;
- вид и название документа;
- дата и место составления;
- регистрационный номер;
- перечень приложенных документов.
Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.
Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.
Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:
- системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
- учета движения денежных потоков;
- учета приема, регистрации и сохранности финансовых средств;
- учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей;
- договоров, актов сверки взаиморасчетов и иных финансовых документов;
- отчетов, переданных в налоговую службу;
- расчета с работниками, трудовых соглашений, штатного расписания;
- состояния амортизации имущества и др.
Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.
