На практике часто возникают такие ситуации, когда сотруднику необходимо вернуть излишне удержанную сумму НДФЛ.
Рассмотрим реализацию данной ситуации в программе «1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 2.5». Для наглядности рассмотрим данную ситуацию на конкретном примере.
Сотрудница написала заявление на предоставление ей налогового вычета на ребенка с начала года. Заявление принесла в конце февраля, когда январь уже закрыт. В карточку Физлица вносим соответствующую информацию, указав, что вычет действует с января месяца. В феврале при окончательном расчете зарплаты в документе «Начисление зарплаты работникам организации» система автоматически пересчитает НДФЛ за январь. У сотрудницы появится сумма к возмещению (Рис. Начисление зарплаты за февраль).
Сформировав Расчетный листок за Февраль, в разделе «Долг за предприятием на конец месяца / в том числе излишне удержанного НДФЛ на конец периода» мы видим, что у предприятия образовалась задолженность по НДФЛ перед сотрудником (Рис. Расчетный листок)
Каким же образом нам в системе реализовать возврат излишне удержанного НДФЛ сотруднику?
Процедура возврата налога состоит в следующем. Для начала необходимо создать в текущем периоде документ «Возврат НДФЛ» на закладке «Налоги». Заполняем документ по команде «Заполнить\Сотрудниками имеющими переплату по НДФЛ» (Рис. Документ Возврат НДФЛ).
В результате описанных действий в табличную часть попадут те сотрудники, у которых НДФЛ подлежит возврату.
Далее эту сумму необходимо выплатить. Для этого создаем документ «Зарплата к выплате» с характером выплаты «Возврат НДФЛ». При этом появляется поле «По документу», где необходимо выбрать документ из журнала документов «НДФЛ возвраты налога» (Рис. Заполнение документа Зарплата к выплате)
По команде «Заполнить» табличная часть заполняется всеми сотрудниками из этого документа. Механизм выплаты данной суммы аналогичен механизму выплаты зарплаты.
Добрый день.
Уже не в первый раз сталкиваюсь с такой проблеймой в типовых конфигурациях 1С 3.0 при расчете заработной платы. При этом речь идет и о 1С Зарплата и управление персоналом 3.0, так и о 1С Бухгалтерия предприятия 3.0. В 1С при расчете заработной платы в зарплатной ведомости или в расчетном листке вылезает сумма "Излишне удержанный НДФЛ". Откуда она взялась? Где её посмотреть? Как её убрать, хотя бы руками? Как сделать, чтобы она больше не появлялась?
Самое противное, что она влияет на сумму к выплате сотруднику. В большинстве случаев сумма излишне удержанного НДФЛ равна НДФЛ начисленному в текущем месяце, хотя возможны и не совпадения.
В этой статье не пойдет речь, когда излишне удержанный НДФЛ действительно имеет место быть, я расскажу о самом банально случае, когда он появляется в программе, но его быть не должно. В редакциях 3.0 этой ошибки очень легко добиться и не сразу понятно, что с этим делать.
Так вот, сегодня я предлагаю Вам разобраться с этой бедой. Надеюсь многие скажут мне спасибо)) Не скупитесь на комментарии, регистрация занимает 5 секунд, спама я не шлю своим посетителям
Начнем по порядку. Первое что я хочу рассказать - методика расчета излишне удержанного НДФЛ и причины его неправильного появления.
Как известно, в карточках по НДФЛ есть такая штука как "Начислено НДФЛ" и "Уплачено НДФЛ", на практике они почти всегда равны, но в теории могут расходиться. Например, если сотруднику не заплатили начисленное. Так вот, раз такое возможно, то в 1С должен вестись учет подобных ситуаций и он ведется. Для целей учета используется регистр накопления "Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ ". Документы начислений делают в нем движение "приход", а ведомости на выплату делают движение "расход".
При этом учитывается НДФЛ как известно нарастающим итогом. Т.е. программа анализирует все движения с начала года по конец текущего месяца (проверено 100% смотрел запросы). Соответственно, если ранее уплачено за сотрудника было больше, чем начисленно (ну, мало ли), то сотруднику надо выплатить эти суммы на руки. К примеру за весь год начислили 3900 рублей НДФЛ а уплатили 4000 рублей, значит при расчете текущего месяца мы должны выплатить на руки человеку на 100 рублей больше.
Теперь о причине ошибки : Вы рассчитали зарплату, все выверили и Вам все понравилось, формируете ведомость на выплату, проводите её. У нас в регистре накопления "Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ" есть приход, сделанный документом "Начисление зарплаты", и расход, сделанный документа "Ведомость в банк". Суммы прихода и расхода равны, все красиво. После этого Вы перерассчитываете зарплату по каким либо причинам, не распроведя ведомость . Даже не обязательно перезаполнять начисления, достаточно руками подправить сумму, НДФЛ при этом перерассчитывается автоматически. При расчете документ начисления игнорирует собственные движения, это правильно, но движения нашей ведомости он видит. В итоге имеем уплаченный НДФЛ без начисленного, расход без прихода. И эта сумма попадает в "Излишне удеражанный НДФЛ ".
Теперь где это увидеть : Вы это скорее всего увидите только в отчете, или заметите, что ведомость после перезаполнения увеличила суммы выплат. Дело в том, что по умолчанию, что 1С Бухгалтерия предприятия 3.0, что в 1С Зарплата и управление персоналом 3.0 поле, где хранится эта сумма спрятана во всех документах.
Для начала давайте сделаем следующее: в форме документа начисления нажмем кнопку "все действия". Далле выберем в выпадающем меню "Изменить форму". Тут если вы в форме активировали табличку с данными по НДФЛ, то Вы сразу увидите "налог к зачету возврату". Поставьте напротив него галку.
Вуаля, мы нашли врага. По крайней мере мы его видим. Хвала небесам, при корректном завершении программы эта настройка сохраниться и больше её делать не надо будет. Теперь враг всегда виден и Вы всегда сможете его заранее обнаружить.
Это поле есть во всех документах начисления, где сразу рассчитывается НДФЛ. В Бухгалтерии это один документ, а в ЗУП их кучка.
Теперь как это исправить : тут не все так просто, дажде в ЗУП задумано, что НДФЛ считается сам и его ручная корректировка - не удобна. Вы можете тыкнуть два раза в сумму, но прежде чем позволить править её, программа убедится в своем ли Вы уме, задав глупый вопрос. И так по каждой строчке. мало того, что она спросит, так она пометит исправленные строки, как редактированные вручную (выделит жирным), что может повлиять на авто пересчет при правке начислений. но другого способа 1С нам не оставила.
Теперь как это не допустить? : очень просто (наверное) - распроводить ведомостиперед правкой начислений.
В маленьких конторах это - этого достаточно, а в больших, где зарплату считаю несколько человек параллельно это не годиться. Обычно я пользуюсь простой обработкой, которая анализирует наличие "Излишне удержанного НДФЛ", находит документы сформировавшие его, правит табличную часть документа начисления "НДФЛ", обнуляет суммы в колонке "налог к зачету возврату" и переправодит документ. Плюс в том, что она не взводит флажок ручной корректировки в строках. Не надо тыкать в каждую строчку документа. Она не пропустит ни одного документа.
Пользоваться обработкой легко, в ней есть галка "только сообщать" и поля выбора периода. При установленном флажке "только сообщать" обработка ничего не делает, только сообщает названия документов, если такие есть. Т.е. её можно использовать и как проверочную.
Если Вы захотите встроить её в базу, то доработайте её согласно инструкции в статье Создание внешней обработки для управляемых форм. Просто обработки, с возможностью регистрации в дополнительных отчетах и обработках.
Спасибо за внимание, до скорых встреч. Пишите отзывы.
Порядок возврата излишне уплаченных сумм НДФЛ
Замечание 1
В Налоговом кодексе Российской Федерации, а именно, в статье 231 определяется порядок возврата излишне удержанной суммы НДФЛ. Возврат должен осуществляться налоговым агентом. В том случае, если налоговый агент отсутствует, возврат осуществляется налоговым органом по месту учета налогоплательщика.
Слишком большое удержание НДФЛ из дохода налогоплательщика может быть обнаружено как самим налогоплательщиком, так и налоговым агентом. В том случае, если факт переплаты по НДФЛ обнаружил налоговый агент, то он обязан сообщить об этом работнику. Осуществить это нужно в течение десяти дней со дня, когда этот факт был обнаружен.
Сумма НДФЛ, которая была излишне удержана, в обязательном порядке подлежит возврату работнику-налогоплательщику на основании его письменного заявления.
Стоит также отметить, что в Налоговом кодексе нет указания четкой формы и способа для того, чтобы сообщить работнику факт излишнего удержания НДФЛ, а также о его сумме. Это говорит о том, что эта процедура может осуществляться в произвольной форме.
Возврат суммы излишне удержанного НДФЛ осуществляется в течение трех месяцев, начиная с того дня получения, как налоговым агентом было получено соответствующее заявление налогоплательщика. Возврат должен произвестись за счет сумм этого налога, которые подлежат уплате в бюджет в счет будущих платежей, как по данному налогоплательщику, так и по другим работникам-налогоплательщикам, с доходов которых налоговым агентом производится удержание данного вида налога.
Замечание 2
Перечисление излишне уплаченных сумм НДФЛ работнику осуществляется только в безналичной форме.
Очень часто бывают ситуации, когда величины суммы НДФЛ, которая подлежит перечислению в бюджет, не хватает для осуществления возврата налога работнику в установленный срок. В этом случае работодателю следует обратиться за возвратом налога в налоговую инспекцию с заявлением на возврат излишне удержанной суммы налога.
Отражение возврата НДФЛ в программе 1С: Бухгалтерия
В случае, если с работника был удержан НДФЛ в большем размере, программа сообщит об этом. Это можно увидеть, зайдя в документ «Начисление зарплаты». Открыв этот документ и пройдя на закладку «НДФЛ» можно увидеть отрицательные суммы налога.
В этом же документе на закладке «Корректировки выплаты» приводится сумма к зачету. Это происходит в том случае, если сумма налога на доходы со знаком «минус» больше, чем сумма начисленного налога за текущий период.
После того, как данный документ будет проведен сформируется проводка: Дт 70 Кт 68.01, причем сумма проводки будет отрицательной.
Эта сумма налога отражается в виде задолженности организации, которая не увеличивает сумму к выплате работнику. Излишне удержанный НДФЛ учитывается при расчете заработной платы работника в следующих периодах и уменьшает сумму рассчитанного налога.
Если же нужно произвести возврат излишне удержанной суммы НДФЛ, то следует оформить документ «Возврат НДФЛ».
Для того, чтобы оформить данный документ нужно перейти в раздел «Зарплата и кадры» и выбрать «Все документы по НДФЛ». Путем нажатия кнопки «Создать» выбирается нужный для нас документ, а именно «Возврат НДФЛ».
В этом документе нужно указывать:
- Дату документа;
- Наименование организации;
- Месяц налогового периода, в котором происходит возврат налог;
- Сотрудника, которому осуществляется возврат излишне удержанного налога.
При этом заполнение табличной части документа происходит автоматически после того, как в поле «Сотрудник» был выбран нужный работник. Автоматически проставится и дата момента получения дохода, а также сумма налога, подлежащая возврату.
В случае необходимости можно произвести обновление суммы, подлежащие возврату, путем нажатия кнопки «Обновить суммы к возврату» или же можно добавить суммы вручную, нажав на кнопку «Добавить».
Сам документ «Возврат НДФЛ» в программе 1С: Бухгалтерия проводок не формирует. С его помощью формируется только сумма подлежащего возврату налога, которая впоследствии будет отражена в регистрах налогового учета по НДФЛ.
Иногда на предприятии возникает ситуация излишне удержанного налога на доходы физических лиц с работника. В этом случае в расчетном периоде в документе «Начисление зарплаты» на закладке «НДФЛ» указывается отрицательная сумма налога.
Также в документе на закладке «Корректировки выплаты» указывается сумма к зачету, в случае если сумма налога с минусом больше суммы начисленного налога за текущий период.
В моем примере я добавила работнику Пирогову П.П. стандартный налоговый вычет на детей с октября месяца, соответственно за октябрь программа перерассчитала налог и сумма получилась с минусом. Между октябрем и ноябрем (расчетный месяц) разница 208 рублей, которая показывается на закладке «Корректировки выплаты».
Если бы отрицательная сумма за октябрь была бы меньше суммы за ноябрь, то такой разницы не было бы.
При проведении документа формируется проводка Дт 70 Кт 68.01 с отрицательной суммой.
Данная сумма налога будет отражаться как задолженность организации, не увеличивающая сумму к выплате сотруднику. Излишне удержанный НДФЛ будет учитываться при расчете зарплаты в следующих месяцах и уменьшать сумму рассчитанного налога.
Если нужно излишне удержанную сумму НДФЛ можно вернуть, оформив документ Возврат НДФЛ в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0.
Для этого переходим в раздел «Зарплата и кадры», затем «Еще» и «Все документы по НДФЛ». Нажимаем на кнопку «Создать» и выбираем нужный документ «Возврат НДФЛ».
Указываем дату документа, при необходимости меняем организацию (если в базе ведется учет по нескольким организациям сразу).
Затем в поле «Сотрудник» выбираем сотрудника, которому возвращается излишне удержанный налог.
Табличная часть документа заполнится автоматически после указания сотрудника. Будет указана дата получения дохода и сумма налога к возврату по соответствующей ставке.
В нашем примере – это налог по ставке 13%.
При необходимости можно обновить суммы по кнопке «Обновить суммы к возврату» или добавить суммы вручную по кнопке «Добавить».
Документ «Возврат НДФЛ» в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 проводок не формирует, только сумма возвращенного налога будет отражена в регистре налогового учета по НДФЛ.
Обратите внимание, что на основании абзаца 4 п. 1 ст. 231 НК РФ и письма Минфина России от 17 февраля 2011 г. № 030406/931возврат налогоплательщику излишне удержанных сумм налога будет осуществляться налоговым агентом в безналичной форме путем перечисления денежных средств на счет налогоплательщика в банке, который указан в его заявлении.
