Оформление командировки в году документы. Особенности подтверждения расходов по заграничной командировке

В 2015 году порядок оформления служебных командировок менялся не один раз. Новые правила значительно упростили список обязательных документов и облегчили работу учреждения. Теперь отпала необходимость оформлять командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о командировке, журналы учета командировок. О том, какие документы необходимо оформить при направлении работника в служебную командировку в 2016 году, какие подтвердят срок его поездки и что еще нужно предоставить работнику по возвращении – в статье.

Валерия Сусликова, эксперт журнала «Учет в учреждении»

Приказ на командировку

Правила направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным . Так согласно пункту 7 Положения № 749 основанием для направления сотрудника в командировку является письменное решение работодателя. То, в каком виде оно должно быть оформлено в Положении № 749, не прописано. Большинство учреждений используют для этого приказ (распоряжение).

Что касается формы такого приказа, то можно использовать:

Либо унифицированную форму № Т-9 (при направлении в командировку одного работника) или № Т-9а (при направлении в командировку нескольких работников), утвержденные ;

Либо самостоятельно разработанную и утвержденную.

В приказе укажите следующую информацию:

Наименование учреждения;

Наименование документа и дату его составления;

Ф. И. О. работника, его должность и структурное подразделение, в котором он трудится;

Место, в которое направляется сотрудник (страна, город, организация);

Срок командировки, в том числе даты начала и окончания поездки;

Цель командировки;

Вид транспорта, на котором работник направляется в командировку (личный, служебный, транспорт, находящийся в собственности третьих лиц);

Основание издания приказа;

Организацию, которая оплатит работнику командировочные расходы.

Напомню, что в общем случае при направлении сотрудника в командировку ему возмещаются следующие расходы ( , абз. 1 п. 11 Положения № 749):

На проезд;

На наем жилого помещения;

Связанные с проживанием вне места постоянного жительства - суточные (дополнительные расходы);

Произведенные сотрудником с разрешения работодателя (иные расходы).

Что касается суточных, они не выплачиваются при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства исходя из условий транспортного сообщения, а также характера выполняемой в командировке работы.

Приказ о направлении работника в служебную поездку подписывает руководитель учреждение (уполномоченное им на это лицо). Рекомендую ознакомить с ним сотрудника под подпись. Поскольку в случае его привлечения его к дисциплинарной ответственности за неисполнение данного приказа, нужны будут соответствующие доказательства. Иначе такое привлечение может быть признано неправомерным. Так как оно возможно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником по собственной вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 Трудового кодекса РФ).

Хранить приказы о направлении в служебные командировки нужно 75 лет. Основание - пункт «б» статьи 19 раздела II Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г № 558 .

Документы, подтверждающие срок командировки

По возвращении из служебной поездки работник должен составить служебную записку, указав в ней фактический срок пребывания в месте командирования (п. 7 Положения № 749). Она необходима в трех случаях:

При использовании служебного транспорта;

При использовании личного транспорта;

При использовании транспорта, которым работник управляет по доверенности.

Форма такой записки свободная. Для удобства ее составления сотрудниками, рекомендую приказом руководителя учреждения утвердить образец бланка.

К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы). Какие именно, зависит от вида используемого транспорта.

Если работник передвигался на общественном транспорте

Срок проезда на поезде или ином общественном транспорте подтвердят проездные билеты. В случае утери документов на проезд, сроки командировки обоснуют документы на наем жилого помещения.

Обратите внимание: с 21 октября 2015 года действуют новые правила предоставления гостиничных услуг в РФ. Они утверждены . При предоставлении человеку временного жилья с ним заключается договор. Основание - паспорт, а также иные документы, предусмотренные пунктом 19 Правил № 1085.

Такой договор заключается путем составления документа, который должен содержать, в том числе:

Цену номера (места в номере);

Период проживания в гостинице.

Об этом сказано в пункте 20 Правил № 1085.

Кроме того за проживание в гостинице работнику выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил № 1085).

Но командированный работник с ведома работодателя может самостоятельно снять комнату у собственника - физического лица. Тогда снованием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения. Заключен он должен быть в соответствии со статьей 671 Гражданского кодекса РФ и статьей 30 Жилищного кодекса РФ . При этом к договору найма необходимо приложить документ, подтверждающий получение наймодателем платы. Таким документом может быть, например, расписка.

Если же указанные документы потеряны, для подтверждения срока пребывания работник представляет служебную записку и (или) иной документ. Он должно содержать подтверждение принимающей сотрудника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места служебной поездки). Такой порядок предусмотрен абзацем 4 пункта 7 Положения № 749.

А можно ли подтвердить расходы на проезд в период командировки проездными документами, оформленными в электронном виде? Ответить на этот вопрос поможет . В соответствии с пунктом 2 этого документа расходы на приобретение железнодорожного билета можно подтвердить контрольным купоном электронного проездного документа, направляемым пассажиру в электронном виде в обязательном порядке.

Теперь поговорим об авиатранспорте. Если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтвердят:

Маршрут/квитанция электронного билета;

Багажная квитанция на бумажном носителе;

Посадочный талон.

При потере посадочного талона, сотруднику нужно обратиться к авиаперевозчику (его представителю) за подтверждающим документом. Таким документом может быть, например, справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию. Таково мнение Минфина России ( , от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61).

Если сотрудник ездил на машине

В этом случае к служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником автомобиля (служебного, находящегося в его собственности или в собственности третьих лиц (по доверенности)):

Путевой или маршрутный лист;

Квитанции;

Кассовые чеки;

Иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (например, накладные с адресами поставщика, распечатки данных тахографа).

Авансовый отчет

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. Сделать это он должен в течение трех рабочих дней.

К авансовому отчету сотрудник должен приложить все имеющиеся у него документы о расходах, произведенных в служебной поездке (п. 26 Положения № 749).

В соответствии с этим документом производится окончательный расчет по выданному работнику перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 10 Положения № 749).

Если сотрудник потратил денег меньше, чем ему было выдано, то он должен вернуть в кассу неизрасходованные подотчетные деньги. Но возможет и иной вариант - работник потратил денег больше, чем ему было выдано. То есть по авансовому отчету имеется перерасход. В этом случае сотруднику возвращают собственно потраченные суммы. Но сделать это нужно только после утверждения авансового отчета руководителем учреждения. Основании выдачи денег - расходный кассовый ордер (п. 6 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами …»). Не забудьте внести реквизиты кассового ордера в авансовый отчет.

Журналы учета командировок

Учреждению больше не надо вести два журнала:

Учета работников, выбывающих в служебные командировки;

Учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Это связано с тем, что из Положения № 749 исключили пункт 8 (постановление Правительства РФ от 29 июля 2014 г. № 771), где говорилось о необходимости такого учета. Действуют новшества с 8 августа 2015 года.

С 19 октября 2015 года утратил силу и приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н , которым были утверждены формы таких журналов. Но, несмотря на это журналы учета командировок все же могут пригодиться учреждению. Чтобы продолжать вести такой учет работников установите соответствующий порядок учета в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 Трудового кодекса РФ). Причем можно предусмотреть порядок, как аналогичный ранее применявшемуся, так и иной удобный для учреждения.

Выводы

При направлении работника в служебную командировку нужно оформить всего лишь один документ - приказ (распоряжение). К документам, которые должен предоставить именно работник по возвращении из служебной поездки относятся:

Служебная записка (выше рассмотрены случаи ее составления);

Документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (их список зависит от того, на чем ездил сотрудник);

Если ваша работа связана с командировками, то вам не нужно объяснять, что это такое. Многие считают такие служебный поездки злом и стараются найти спокойную офисную работу, а многие, напротив, уверены, что это отличный шанс повидать не только нашу страну, но и мир и предпочитают командировочную работу любой другой. Но и тем и другим полезно знать, какие изменения произошли в сфере оплаты и оформления командировок в 2016 году.

Как известно, когда вы едете в командировку, рабочее место за вами сохраняется, а, кроме того, предприятие компенсирует вам расходы, понесенные в служебной поездке. Но, конечно, далеко не все, тут есть некоторые ограничения. Называется эта компенсация командировочными расходами (точное определение их можно найти в ст.168 ТК РФ).

Следует знать, что командировочные делятся на несколько основных групп, на компенсацию каждой из которых вы можете рассчитывать.

Первая группа называется суточными, в нее включаются, как правило, минимальная сумма на личные нужды (расходы по питанию, например). Вторая группа – это расходы на проезд, причем в ней учитываются такие траты, как, к примеру, покупка билетов на проезд в общественном транспорте.

Третья , как правило, сама затратная статья – это оплата проживания в другом городе. Из названия понятно, что сюда входит плата за любой вид жилья, который выберет командировочный – хостел, гостиница, съем квартиры или комнаты. Но как правило, эта статья расходов на каждом предприятии имеет свою четко оговоренную верхнюю границу, причем часто для разных уровней должностей она отличается (то есть рядовой сотрудник вряд ли сможет арендовать на эти деньги люкс, а вот у руководителя подразделения верхняя планка часто повыше и жилье он может арендовать более высокого уровня).

Кроме того, часто выделяют отдельной категорией прочие расходы, в которые могут входить затраты на мобильную связь, интернет, телеграф, телефонные переговоры и т.п.

Часто к числу командировочных расходов компании стремятся отнести оплаты за обслуживание в кафе и ресторанах, походы в фитнес-центры при гостинице, где живет командировочный. Но не советуем этого делать, так как налоговая может не принять эти расходы как обоснованные.

Важно также помнить, что командировкой не считается поездка сотрудника при работе вахтовым методом или при разъездном характере работы.

Суточные в командировке 2016

Когда вы отправляетесь в командировку, следует обязательно помнить, что абсолютно каждый, даже самый небольшой расход, должен подтверждаться документами (то есть, если вы хотите компенсации за проезд, вам нужно будет собрать и предъявить бухгалтерии билеты, для оплаты проживания в гостинице может потребоваться счет с печатью и подписью, а также документы, подтверждающие оплату). Единственное исключение, когда расход не нужно подтверждать документами, — это суточные. Их вы можете израсходовать по своему усмотрению.

Такая ситуация была до текущего года. Но согласно последним законодательным актам рассматривается отмена суточных при командировках 2016. Эта отмена касается не всех категорий командировочных, а только тех, которые ездят в пределах РФ. Для заграничных поездок суточные при командировках в 2016 году сохраняются и устанавливается из размер от 39 до 64 долларов, в зависимости от страны поездки.

Но в то же время в законе теперь прописаны новые категории расходов, которые должен возместить работодатель. Так как четко эти категории не прописаны, а именуются просто иными расходами, компании следует установить их перечень специальным актом или прописать в коллективном договоре.
Также предприятию следует иметь в виду, что теперь, в случае того, когда компания продолжает платить своим работникам суточные их невозможно будет списать при расчете налога на прибыль, как это делалось раньше и как теперь можно списывать расходы на проезд и проживание.

Заграничные командировки в 2016 году

По поводу суточных при поездке сотрудника за границу трактовка закона однозначна: они выплачиваются. Причем не стоит забывать, что до момента, пока сотрудник не пересек границу нашей страны, они рассчитываются в рублях, а после этого – в валюте.

Документы для командировок

Нельзя не упомянуть и тот момент, что в 2015 году очень изменился порядок оформления командировок. В 2016 году все изменения будут действовать по-прежнему. Так. Если раньше для направления сотрудника в командировку нужно было три документа: служебное задание, приказ о направлении его в командировку и командировочное удостоверение, где отмечались факт прибытия и выбытия сотрудника, то с принятием нового закона эта процедура существенно упростилась.

Так, отменили командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке и теперь достаточно только одного приказа, что, конечно, очень облегчило жизнь не только командируемых сотрудников, но и работников отделов кадров. В приказе должна быть описана цель вашей поездки.

Надо сказать, что некоторые компании предпочли оставить прежний режим документооборота в части командировок. Для этого на предприятии должен быть обязательно оформлен акт.

Таким образом, теперь направление сотрудника в командировку проходит следующим образом: предприятие готовит приказ с указанием цели поездки, работнику выдаются авансом деньги на командировочные расходы, в табеле обязательно проставляются все дни, которые сотрудник будет находиться в отъезде (обозначаются буквой «К»).

По приезде сотрудник отчитывается в бухгалтерии по расходам с обязательным подтверждением документами. Именно по проездным документам или по документам, подтверждающим даты проживания сотрудника в гостинице, регистрируются и подтверждаются даты, которые сотрудник был в командировке (раньше для этого использовать командировочное удостоверение).

Командировочные удостоверения в 2016 году не обязательны. Однако некоторые компании продолжают их оформлять. Но примут ли инспекторы во внимание эти документы в ходе налоговой проверки?

В прошлом году командировочные удостоверения отменены абсолютно для всех компаний - и для коммерческих, и для государственных и муниципальных. Ведь командирующая организация - это любая компания, у которой заключен трудовой договор с командированным работником. И не важно, коммерческое это предприятие или бюджетное (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Правила для всех едины.

Зачем командировочные удостоверения в 2016 году

В некоторых компаниях руководители настаивают на том, что командировочные удостоверения в 2016 году необходимо оформлять. Объясняют так: документы пригодятся и для внутреннего контроля, и, возможно, сработают как дополнительный аргумент в случае спора с проверяющими.

Конечно, ничто не запрещает оформлять удостоверения, предусмотренные прежним порядком. Более того, унифицированный бланк такого документа все еще не отменен. Использовать его можно дополнительно для внутренних целей. Например, чтобы проконтролировать маршрут работника. Такой порядок можно предусмотреть в локальном акте компании (например, в положении о командировках или приказе) и ознакомить с ним сотрудников. Если нигде не закрепить такое требование, то работники будут вправе его игнорировать.

Как оформлять командировочные удостоверения в 2016 году?

Если у Вас в компании решили продолжать оформлять командировочные удостоверения в 2016 году, надо учитывать еще несколько нюансов:

Во-первых, принимающая сторона не обязана делать отметки на удостоверениях. Поэтому вполне может отказаться от этого в любой момент. К тому же печать перестала быть обязательной. А удостоверение без отметок теряет всяческий смысл.

Во-вторых, длительность поездки удостоверение не подтверждает. Срок нахождения в командировке сейчас определяется по билетам. И только так, если речь идет о поездке на общественном транспорте. В случае с поездкой на машине или мотоцикле срок поездки работник указывает в служебной записке и подтверждает путевыми листами, чеками и квитанциями. Об этом прямо сказано в п. 7 Положения № 749.

Ø Если вместо билетов к авансовому отчету приложить удостоверение (даже с отметками), командировка будет считаться неправильно оформленной. А это может привести к тому, что проверяющие исключат из расходов сумму суточных, начислят на нее НДФЛ с пенями. Ревизоры из ПФР, скорее всего тоже не упустят возможности доначислить взносы.

Ø Будут ли удостоверения способствовать разрешению споров с проверяющими, пока говорить рано.

Список документов на командировку в 2016 году

Итак, в 2016 году Вам больше не нужно оформлять служебное задание. Такое требование с 8 января 2016 года отменено.

Приказ на командировку

Правила направления работников в служебные командировки Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749). Так согласно пункту 7 Положения № 749 основанием для направления сотрудника в командировку является письменное решение работодателя. То, в каком виде оно должно быть оформлено в Положении № 749, не прописано. Большинство учреждений используют для этого приказ (распоряжение).

Что касается формы такого приказа, то можно использовать:

– либо унифицированную форму № Т-9 (при направлении в командировку одного работника) или № Т-9а (при направлении в командировку нескольких работников), утвержденные приказом Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;

– либо самостоятельно разработанную и утвержденную.

В приказе укажите следующую информацию:

– наименование учреждения;

– наименование документа и дату его составления;

– Ф. И. О. работника, его должность и структурное подразделение, в котором он трудится;

– место, в которое направляется сотрудник (страна, город, организация);

– срок командировки, в том числе даты начала и окончания поездки;

– цель командировки;

– вид транспорта, на котором работник направляется в командировку (личный, служебный, транспорт, находящийся в собственности третьих лиц);

– основание издания приказа;

– организацию, которая оплатит работнику командировочные расходы.

Напомню, что в общем случае при направлении сотрудника в командировку ему возмещаются следующие расходы (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 1 п. 11 Положения № 749):

– на проезд;

– на наем жилого помещения;

– связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (дополнительные расходы);

– произведенные сотрудником с разрешения работодателя (иные расходы).

Что касается суточных, они не выплачиваются при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства исходя из условий транспортного сообщения, а также характера выполняемой в командировке работы.

Приказ о направлении работника в служебную поездку подписывает учреждение (уполномоченное им на это лицо). Рекомендую ознакомить с ним сотрудника под подпись. Поскольку в случае его привлечения его к дисциплинарной за неисполнение данного приказа, нужны будут соответствующие доказательства. Иначе такое привлечение может быть признано неправомерным. Так как оно возможно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником по собственной вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 Трудового кодекса РФ).

Хранить приказы о направлении в служебные командировки нужно 75 лет. Основание – пункт «б» статьи 19 раздела II Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г № 558.

Документы, подтверждающие срок командировки

По возвращении из служебной поездки работник должен составить служебную записку, указав в ней фактический срок пребывания в месте командирования (п. 7 Положения № 749). Она необходима в трех случаях:

– при использовании служебного транспорта;

– при использовании личного транспорта;

– при использовании транспорта, которым работник управляет по доверенности.

Форма такой записки свободная. Для удобства ее составления сотрудниками, рекомендую приказом руководителя учреждения утвердить образец бланка.

К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы). Какие именно, зависит от вида используемого транспорта.

Если работник передвигался на общественном транспорте

Срок проезда на поезде или ином общественном транспорте подтвердят проездные билеты. В случае утери документов на проезд, сроки командировки обоснуют документы на наем жилого помещения.

Обратите внимание: с 21 октября 2015 года действуют новые правила предоставления гостиничных услуг в РФ. Они утверждены постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085 (далее – Правила № 1085). При предоставлении человеку временного жилья с ним Основание – паспорт, а также иные документы, предусмотренные пунктом 19 Правил № 1085.

Такой договор заключается путем составления документа, который должен содержать, в том числе:

– цену номера (места в номере);

– период проживания в гостинице.

Об этом сказано в пункте 20 Правил № 1085.

Кроме того за проживание в гостинице работнику выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил № 1085).

Но командированный работник с ведома работодателя может самостоятельно снять комнату у собственника - физического лица. Тогда снованием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения. Заключен он должен быть в соответствии со статьей 671 Гражданского кодекса РФ и статьей 30 Жилищного кодекса РФ. При этом к договору найма необходимо приложить документ, подтверждающий получение наймодателем платы. Таким документом может быть, например, расписка.

Если же указанные документы потеряны, для подтверждения срока пребывания работник представляет служебную записку и (или) иной документ. Он должно содержать подтверждение принимающей сотрудника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места служебной поездки). Такой порядок предусмотрен абзацем 4 пункта 7 Положения № 749.

А можно ли подтвердить расходы на проезд в период командировки проездными документами, оформленными в электронном виде? Ответить на этот поможет приказ Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322. В соответствии с пунктом 2 этого документа расходы на приобретение железнодорожного билета можно подтвердить контрольным купоном электронного проездного документа, направляемым пассажиру в электронном виде в обязательном порядке.

Теперь поговорим об авиатранспорте. Если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтвердят:

– маршрут/квитанция электронного билета;

– багажная квитанция на бумажном носителе;

– посадочный талон.

При потере посадочного талона, сотруднику нужно обратиться к авиаперевозчику (его представителю) за подтверждающим документом. Таким документом может быть, например, справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию. Таково мнение (письма от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21187, от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61).

Если сотрудник ездил на машине

В этом случае к служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником автомобиля (служебного, находящегося в его собственности или в собственности третьих лиц (по доверенности)):

– путевой или маршрутный лист;

– квитанции;

– кассовые чеки;

– иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (например, накладные с адресами поставщика, распечатки данных тахографа).

Авансовый отчет

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. Сделать это он должен в течение трех рабочих дней.

К авансовому отчету сотрудник должен приложить все имеющиеся у него документы о расходах, произведенных в служебной поездке (п. 26 Положения № 749).

В соответствии с этим документом производится окончательный по выданному работнику перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 10 Положения № 749).

Если сотрудник потратил денег меньше, чем ему было выдано, то он должен вернуть в кассу неизрасходованные подотчетные деньги. Но возможет и иной вариант - работник потратил денег больше, чем ему было выдано. То есть по авансовому отчету имеется перерасход. В этом случае сотруднику возвращают собственно потраченные суммы. Но сделать это нужно только после утверждения авансового отчета руководителем учреждения. Основании выдачи денег - расходный кассовый ордер (п. 6 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами…»). Не забудьте внести реквизиты кассового ордера в авансовый отчет.

Журналы учета командировок

Учреждению больше не надо вести два журнала:

– учета работников, выбывающих в служебные командировки;

– учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Это связано с тем, что из Положения № 749 исключили пункт 8 (постановление Правительства РФ от 29 июля 2014 г. № 771), где говорилось о необходимости такого учета. Действуют новшества с 8 августа 2015 года.

С 19 октября 2015 года утратил силу и приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н, которым были утверждены формы таких журналов. Но, несмотря на это журналы учета командировок все же могут пригодиться учреждению. Чтобы продолжать вести такой учет работников установите соответствующий порядок учета в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 Трудового кодекса РФ). Причем можно предусмотреть порядок, как аналогичный ранее применявшемуся, так и иной удобный для учреждения.

Выводы

При направлении работника в служебную командировку нужно оформить всего лишь один документ – приказ (распоряжение). К документам, которые должен предоставить именно работник по возвращении из служебной поездки относятся:

– служебная записка (выше рассмотрены случаи ее составления);

– документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (их список зависит от того, на чем ездил сотрудник);

– авансовый отчет.

Как и ранее, в настоящем году работодатель при возмещении работнику понесенных им командировочных расходов обязан выплачивать ему суточные (дополнительные расходы, связанные с нахождением вне места постоянного проживания). Никаких новых правил в отношении суточных при командировках в 2016 году не введено.

Суточные как часть командировочных расходов

Ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ определяет круг расходов командированного работника, подлежащих возмещению работодателем. Он включает в себя:

• затраты на проезд к месту командировки и обратно;
• оплату найма жилого помещения (гостиницы, частного жилья и др.);
• собственно суточные — дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
• прочие расходы, понесенные работником с разрешения или ведома работодателя.

То есть суточные - это часть командировочных расходов, имеющая свои особенности.

Состав командировочных расходов в скором будущем может быть изменен. Правительство планирует исключить из него суточные при командировках внутри Российской Федерации, оставив их лишь для зарубежных командировок.

Что входит в суточные командировочные расходы

Закон не регламентирует, на что могут быть потрачены суточные работником.

Исходя из п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, суточные выплачиваются работнику для того, чтобы компенсировать ему неудобства от нахождения вне своего места жительства. В основном подразумеваются расходы на питание в командировке, понесенные работником. Но это могут быть и другие траты, которые работник по своему усмотрению посчитает необходимыми для создания комфортного пребывания вне дома.

За этот вид командировочных расходов работник не должен отчитываться. Значит, собирать и предъявлять работодателю чеки из предприятий общепита и т.п. не требуется. А работодатель лишен права контролировать целесообразность этих трат.

Именно поэтому закон не конкретизирует, что именно входит в понятие «суточные в командировке».

Размер суточных при командировках

Для коммерческих организаций сумма суточных законом не установлена. Порядок оплаты командировочных расходов, включая суточные и их размер, должен определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 167 ТК РФ). Обычно это положение о командировках или одноименный приказ.

Однако в налоговом законодательстве (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ) определен максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ: 700 руб. при командировках по России, 2500 руб. при загранкомандировках. При превышении этих сумм работодатель обязан удержать НДФЛ с работника.

По этой причине многие организации в своих локальных положениях о командировках устанавливают в качестве суточных именно эти суммы, хотя отступление от них в любую сторону нарушением закона не будет.

Размер суточных при командировках в 2016 году не изменился в сравнении с прошлыми периодами.

Выплата суточных расходов при командировке

Законодательство не определяет точные сроки выплаты аванса при командировке. Условие одно — этот аванс должен быть выплачен до начала командировки.

Необходимо знать, что работник имеет право отказаться от командировки из-за невыплаты аванса; этот отказ не будет считаться нарушением трудовой дисциплины.

Желательно прописать порядок и сроки выплаты суточных при командировках (а также в целом командировочных расходов) в локальном положении о командировках.

Выплата этих сумм работнику может производиться как наличными деньгами в кассе организации, так и путем перечисления денежных средств на банковскую зарплатную карту работника. Указание об этом также нужно закрепить в положении о командировках организации.

Таким образом, выплата суточных при командировках в 2016 году особенностями не отличается.