Основные технологии, применяемые в event-менеджменте. Профессия event-менеджера: мифы и реальность

МАСТЕРСКАЯ КУРАТОРА КРАТКАЯ ПРОГРАММА ФАКУЛЬТЕТА ИВЕНТ-МЕНЕДЖМЕНТ ОТ E:MG

Триместр

1 триместр

Триместр

2 триместр

ПРАКТИЧЕСКИЙ КУРС. ГЛУБОКОЕ ПОГРУЖЕНИЕ В ПРОФЕССИЮ. ОТРАБОТКА КАЖДОГО ЭТАПА НА ПРАКТИКЕ

11. ИВЕНТ- МЕХАНИЗМ. АККАУНТ — ДВИГАТЕЛЬ ВСЕХ ПРОЦЕССОВ И ГЛАВНЫЙ ЭКСПЕРТ
Разбираем на запчасти. Составные части проекта и этапы реализации
Функции и обязанности ивент-менеджера / аккаунт менеджера, его ключевая роль в проекте в целом и на каждом из этапов в частности
Принципы и важность эффективной коммуникации и эффективного управления
Неотъемлемый инструментарий ивент менеджера / аккаунт менеджера

12. УПРАВЛЕНИЕ ЗАДАЧАМИ
Клиентский бриф. Анализ задач и принципы работы с клиентом на этом этапе
Внутренний бриф. Распределение и правильная постановка задач внутри команды
Контроль результата и отслеживание соответствия задачам

13. УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ, ПРОЦЕССАМИ И КОМАНДОЙ
Проектная команда — грамотное формирование и эффективное управление штатными и нештатными сотрудниками
Тайм-менеджмент — точки невозврата, управление дедлайнами и коммуникация по срокам с командой и клиентом
Статус-репорты и митинг-репорты — важность и принципы документального фиксирования всех изменений на проекте

14. УПРАВЛЕНИЕ КРЕАТИВНЫМИ РЕСУРСАМИ
Стратегия. Возможные сценарии и роль аккаунта в процессах
Идея. Разработка идеи проекта или реализация идеи от клиента. Принципы работы с креативным отделом своего агентства и креативным агентством клиента
Разница между коммуникационным и активационным креативом
Принципы работы с креативным отделом при разработке активационного копирайта и дизайна
Особенности согласования креатива с клиентом

15. УПРАВЛЕНИЕ КОНТЕНТОМ
Wow-эффекты и инновационные технологии
Сценарий ивента и работа с режиссерами
Артисты различных жанров
Эксперты, лидеры мнений, блогеры
Партнеры, предоставляющие контент на мероприятие
Временный персонал
Видео-операторы и фотографы

16. УПРАВЛЕНИЕ ПЛОЩАДКОЙ
Типы локаций и особенности работы с площадками и ее представителями
Принципы организации пространства в зависимости от типа локации
Необходимые согласования и возможные нюансы и риски

17. ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЕКТА
Застройка
Производство
Техническое оборудование и персонал
Логистика

18. УПРАВЛЕНИЕ БЮДЖЕТОМ
Сметы. Формирование сметы проекта, возможности оптимизации, аргументации при защите, важность четкого контроля за бюджетом, возможные риски. Объемный практический модуль по формированию навыков расчета детальной сметы по брифу
Финансирование проекта. Важность финансового планирования, грамотное планирование оплат от клиента и затрат на проект для обеспечения бесперебойного финансирования проекта
Проектная документация — основы документооборота и его значение для финансовой и юридической безопасности проекта

19. УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ. РИСК МЕНЕДЖМЕНТ
Типы рисков при организации мероприятий и возможные пути решения (финансовые, юридические, правовые, временные, погодные, человеческий фактор, и т.д.)
Практическая работа с реальными кейсами, навыки своевременного обнаружения рисков

20. УПРАВЛЕНИЕ НА ЭТАПЕ СТАРТА ПРОЕКТА. ЛОГИСТИКА МЕРОПРИЯТИЯ В ДЕНЬ Х
Сценарный план
Технический сценарий
Чек листы, статус митинги, контакт листы
Монтаж-демонтаж
Объемный практический модуль по аккумулированию всей проектной информации, мобилизации команды и тотального контроля аккаунтом всех процессов по запуску проекта

21. FOLLOW UP
Анализ итогов проекта, анализ KPI, разбор полетов, ключевые выводы, работа с командой.
Подготовка итогового отчета и его презентация клиенту

Триместр

3 триместр

Программа курса от Faces&Laces
1.Чем фестиваль отличается от ивента
2.Этапы подготовки события
— Ранее планирование
— Общие моменты (Идея, Аудитория, Плошадка, Дата, Контент)
— Команда
— Таймлайн
— Идеальный бюджет
— Фандрайзинг (Спонсорство vs Партнерство; Как выбрать подходящих партнеров; Как сделать презентацию; Как сформировать партнерские пакеты; Как связаться с партнерами; Почему чаще всего отказывают; Люди покупают у людей; Плюсы и минусы бартера)
— Подготовительный этап
— Контент события (Шоу / Музыка / Искусство; Активность от брендов и некоммерческих организаций; Еда; Сценарий события)
— Работа с площадкой
— Технические детали (Застройка; Электричество; Безопасность; Чистота; План монтажа и демонтажа)
— Согласования
— Все идет не по плану и это нормально
— Оптимизация бюджета
3. День события
— Брифинг
— Работа с партнерами на событии
— Факапы и лайфхаки
4. После события
— Демонтаж
— Документы и отчеты
— Как продавать следующий год
5. Риски
— Риски на всех уровнях (Команда; Подрядчики; Площадка; Партнеры; Город / согласования)
— Как минимизировать риски
— Форс-мажор
6. Рабочие инструменты
— Google Docs
— Trello
— Майнд карты
— Почта
— Мессенджеры
7. Продвижение события
— Определение целей и задач PR события
— Определение списка релевантных СМИ
— Форматы работы с медиа: информационные партнерства, дифференциация новостей, поиск релевантных тем и подготовка материалов и другое
— Новые каналы коммуникации – блогеры, инфлюенсеры, телеграм каналы, паблики VK

Правила поступления

Открыт набор в группу 2019-2020 года.

Чтобы поступить в академию, вам необходимо выполнить задание (успешно пройти конкурс), подписать договор и оплатить обучение.

Выполненное конкурсное задание присылайте на nabor@сайт Если вы не получили ответа, пожалуйста, проверьте папку «Спам».

Конкурсное задание

• Форма — Презентация

  1-я страница

  Краткая биография. Образование. Опыт работы. Навыки. Компьютерные программы.

  2-я страница

  Опыт в проведении мероприятий и праздников. Профессиональные, домашние,

  студенческие и т.д.

  Творческое задание. Корпоративное мероприятие (на выбор Новый год, Св.

  сценарии не использовать. Идея мероприятия. Обосновать место проведения.

  Наполнение. Декорации. Шоу программа. Приблизительные бюджет. Оценивается

  Формат PDF

О профессии:
Профессиональный Ивент-менеджер в сфере интегрированных маркетинговых коммуникаций — это не только высококлассный эксперт по разработке и реализации любых даже самых сложных мероприятий любого формата. В его обязанности входит также продажа проекта Клиенту и дальнейшая коммуникация с ним при согласовании каждого этапа проекта и его завершения, в том числе по всем финансово-юридическим вопросам. Таким образом профессиональный ивент-менеджер является одновременно и первоклассным аккаунт-менеджером, представителем Агентства перед Клиентом в рамках текущего проекта, от качества и результатов которого зависят также и будущие заказы; а также представителем Клиента внутри Агентства, амбассадором ценностей и задач Бренда, экспертно разбирающимся в маркетинговой ситуации Клиента и отслеживающим в течение всего процесса, чтобы все задачи клиента были решены.

Вы научитесь:
— создавать и реализовывать любые проекты на самом высоком уровне;
— профессионально анализировать задачи, организовать процессы, управлять командой;
— четко планировать и качественно контролировать все этапы подготовки и реализации мероприятия;
— грамотно формировать бюджет и управлять им;
— быть душой проекта и достигать успеха

Классический вариант маркетинговой стратегии включает в себя следующие инструменты: участие в мероприятиях разного рода, ведение рекламных кампаний в СМИ и сети интернет, PR-сопровождение и т.п. Сейчас подходы к деятельности меняются с невероятной скоростью, появляются все новые, нестандартные, при этом субъекты становятся боле изобретательными и требовательными, осуществляя свой выбор. Как часть ивент-менеджмента ивент-маркетинг в кризисной ситуации оказывается той самой "волшебной пилюлей" и самым перспективным направлением в развитии политики коммуникации.

На сегодня ивент-маркетинг представляет собой разновидность интегрированных связей в маркетинге, которые являются комплексом действий, цель которых - продвижение товаров, услуг и событий, как во внешней, так и во внутренней маркетинговой области, путем организации специальных мероприятий.

Существует множество мероприятий разных типов, которые используются в качестве инструментов ивент-маркетинга. При этом разные их виды используются компаниями для продвижения собственных товаров и услуг, что способствует повышению объемов продаж и клиентскую лояльность, привлекает все большее число участников в сферу предпринимательства, работая, таким образом, на имидж компании. Исследователи по-разному группируют ивент-мероприятия, используя в качестве основы разные принципы, факторы, а подчас генерируя и собственные градации.

В представленной работе используется классификация, предложенная к.э.н., доцентом кафедры маркетинга Московского института экономики, менеджмента и права Кириллом Федоровым, который разграничивает разновидности ивент-мероприятий по направлениям на объект влияния и по группам целевых аудиторий.

TRADEEVENTS представляют собой ивент-события, которые генерируются исключительно для клиентов, деловых партнеров и контрагентов. Эти события имеют бизнес-направленность и оформляются в виде конференций, деловых приемов, конгрессов и т.п. в выставочных проектах и на ярмарках. Целью событий такого рода является знакомство деловых партнеров с новейшими товарами или услугами, демонстрация их потенциала в самом выгодном свете, обмен опытом и привлечение новых участников в бизнес.

CОRPОRATE EVENTS представляет собой события корпоративного масштаба, среди которых можно назвать совместное времяпрепровождение участников, важные даты или же события из профессиональной сферы. С помощью мероприятий корпоративного типа реализуется возможность прямой демонстрации уникальной идеи объекта субъектам, причем события могут стать еще и эффективным методом внешнего маркетинга, поскольку сохраняют возможность приглашения значимых для объекта бизнес-партнеров и клиентов в любой момент.

SPECIALEEVENTS - события особого рода, рассчитанные на массовую аудиторию (концерты, публичное вручение премий, фестивали и т.п.). Говоря иначе, это серия специальных мероприятий, цель которых - изменить имидж предприятия или бренда в лучшую сторону, создать "лицо". Как результат профессионально организованного комплекса ивент-мероприятий такого типа ожидается масштабный позитивный отклик целевой аудитории, который выражается в растущей благожелательности и заинтересованности потенциальных клиентов в услугах или товарах компании.

Помимо упомянутой выше мы рассмотрим градацию, которую предложил директор компании Eventum Александр Шумович, входящий также в ассоциацию ISES и AmCham. Согласно его классификации, все ивент-события можно разделить на группы в зависимости от целей, которые ставит перед собой объект, и конечного результата проведения ивента (таблица 1).

Такой подход достаточно часто используется практически, так как перспективное наблюдение желаемого результата всегда оказывает положительное влияние во время выбора событий.

Классификация мероприятий event-маркетинга А. Шумовича, представлена несколько шире и разнообразнее модели К. Федорова.

Таблица 1. Подход Александра Шумовича к классификации событий event-маркетинга

Упомянутый выше автор не вычленяет отдельно корпоративные события, а распределяет их по разным группам. В его классификации события, имеющие торжественный либо же развлекательный характер, являются отдельными элементами, схожесть которых разграничивается с помощью различных результатов, полученных в финале мероприятия. Главной чертой данного подхода, которая выделяет его в ряду других, является выделение событий ивент-маркетинга, рассчитанных на СМИ, в совершенно отдельную категорию. По утверждению А. Шумовича, средства массовой информации играют огромную роль в создании имиджа объекта, поддержания его репутации на высоком уровне.

А вот доктор социологических наук, профессор кафедры массовой коммуникации РУДН Валерий Музыкант представил несколько иную градацию ивент-событий, которая отображена ниже (табл. 2).

Таблица 2. Градация событий ивент-маркетинга Валерия Музыканта

Валерий Музыкант представил обоснования для разграничения ивент-событий. На основании полученных данных можно сделать вывод, что наиболее обоснованно использовать именно данное разделение событий ивент-маркетинга. Одним из фундаментальных оснований в данной градации является разновидность маркетингового окружения.

Данный факт явно демонстрирует использование событий ивент-маркетинга в самых разных областях деятельности объектов. Такой подход к градации событий ивент-маркетинга профессора Валерия Музыканта является усредненной моделью упомянутых выше. Исследователем также обозначены основания для целевого подхода, разработанные К. Федоровым, а также методика использования целей и задач, которую разработал А. Шумович.

Независимо от избранного вида классификации, реализация любых событий ивент-маркетинга в деятельности объекта приведет к нужному результату, если реализовать процесс планирования события должным образом. Ивент-маркетинг - достаточно многообещающее направление, помогающее объектам повысить уровень лояльности актантов.

Событийный маркетинг является весьма действенным способом, позволяющим наладить близкоэмоциональную связь между объектом и субъектом за короткое время Куликова Е. Великолепные мероприятия. Технологии и практика event-management/ Рецензия на книгу // BusinessWeek Россия, 2006. - № 27. [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://kniga.biz.ua/articles/61/.. Поэтому крайне важным представляется зависимость выбора определенного события от целей, которые ставит перед собой объект. Такой тип маркетинга подразумевает социальную направленность действия, которую невозможно не заметить. Процесс разработки ивент-мероприятий предполагает масштабность проекта, в котором будут задействованы сразу несколько объектов в качестве партнеров, спонсоров и т.д.

При грамотной, профессиональной организации события с подбором расположенной к событию ЦА добиться нужного эффекта можно в самые короткие сроки, добившись повышения узнаваемости объекта и лояльности к нему актантов на 30 и более процентов. Тем не менее, на полную лояльность со стороны субъектов объект может рассчитывать, если совмещение технологий ATL и BTL произошло успешно.

По большому счету, маркетинг событий для России все еще является новым явлением, частота использования инструментов которого в качестве метода продвижения мероприятий объекта изменилась в сторону увеличения лишь за последнее десятилетие. Данные, предоставленные АКАР за 2004-2006 гг., свидетельствуют о том, что в целом объем ивент-маркетинга вырос на 25 %. Если в 2004 г. он находился на уровне $65 млн., то уже к 2006 г. Эта цифра выросла до $100 млн. Данные цифры демонстрируют наращивание в отечественной BTL-индустрии оборотов событийным маркетингом, а также рост числа компаний, которые используют ивент-маркетинг в качестве мощного средства в состязании за узнаваемость среди тысячи подобных компаний.

Событийный маркетинг в РФ отличается особенностями, которые можно легко вычленить, используя матрицу SWОT-анализа.

Таблица 3. Матрица SWОT-анализа для событийного маркетинга в менеджменте

Первое, что следует отметить, что каждый проект-событие обязательно имеет такую мощную составляющую, как новости, которые, к примеру, могут сообщать об участии в данном проекте известных личностей. Событие может получить сильнейшее PR-сопровождение от СМИ в том случае, если приглашение на ивент-мероприятие получило максимально возможное число журналистов.

Второй момент, заслуживающий внимания, - такое качество событийного маркетинга как долгосрочность оказываемого эффекта, поскольку его старт отмечается анонсами, сообщениями на пресс-конференциях и в дальнейшем поддерживается выступлениями, гастролями и сопроводительными материалами в средствах массовой информации.

Еще одной важной стороной ивент-маркетинга, которая заслуживает отдельного упоминания, является рачительное использование финансов, принадлежащих объекту. Событийный маркетинг, в отличие от традиционных методов рекламирования, дает возможность на треть уменьшить общий рекламный бюджет и при этом гораздо быстрее достичь эффективности за счет внедрения хорошо организованной и уникальной по сути рекламной кампании.

Кроме того, ивент-маркетинг позволяет продавать услуги объекта напрямую субъектам, используя мероприятие в качестве стартовой площадки, хотя зачастую проведение мероприятие не ставит целью осуществление на нем продаж. Тем не менее, перспективы ивент-маркетинга вовсе не безоблачны. Взять хотя бы тот факт, что далеко не все объекты вооружены необходимыми для проведения мероприятий знаниями, а специалистов, способных взять на себя всю рутинную организационную работу, все еще недостаточно. Используя лишь кальку с западных ивент-мероприятий, не подстраивая ивент-маркетинг под реалии современной России, можно лишь усугубить ситуацию. Не всегда высокое качество и неадекватная цена на услуги ивент-агентств, отсутствие квалифицированного персонала, - все это вызывает реакцию недоверия к мероприятиям такого рода со стороны корпоративных клиентов.

Из всего перечня возможных ивент-мероприятий самыми востребованными в Российской Федерации считаются праздники, поскольку участие в них расценивается как отличная возможность обойти проблемные места. Яркий тому пример - продвижение компаний, чья деятельность непосредственно регулируется законом "О рекламе" (производителям и поставщикам акцизных товаров, таких как алкоголь и табачные изделия). Для них событийный маркетинг создает широчайшее поле для негласного рекламирования продукции. В качестве примера можно привести проект с пляжными вечеринками от радиостанции "Европа +", предполагающий конкурсы, розыгрыши различных призов и выступления известных певцов, который в Москве существует уже более десяти лет. А вот оказание прямой спонсорской помощи для организации музыкальных концертов не дает хорошего эффекта, поскольку продвижение компании-спонсора заключается, как правило, в размещении его лого на полиграфической продукции мероприятия. Маловероятно, что кто-то будет специально рассматривать афишу в поисках логотипа спонсора.

В России мероприятиями с наибольшей отдачей считаются спортивные. Они, в сравнении с праздниками и концертами, рассчитанными на массового зрителя, в гораздо большей степени способны воздействовать на тех, кто сидит по другую сторону экрана телевизора - зрителей. Просмотр спортивных состязаний невольно втягивает в процесс "боления", тем самым обеспечивая повышенное внимание ко всему, что демонстрируется на телеэкране. Мероприятия этого типа привлекают внимание зрительской аудитории за счет непринужденности формы их проведения и возможности участия в соревнованиях. Можно привести массу примеров удачных спортивных соревнований, проведенных на территории России. К примеру, соревнования по футболу среди дворовых команд от компании Cоca-Cоla.

Сильные стороны "раскрученного" мероприятия не вызывают сомнений, поскольку оно способно разом охватить приличное количество субъектов, а также имеет цикличность повторения через определенные временные промежутки. Среди минусов можно отметить использование таких мероприятий конкурирующими объектами. И только нестандартно реализованные мероприятия могут дать эффект неожиданности. Одним из таких способов реализации мероприятия является тизерная реклама, способная до определенного момента удерживать актантов в состоянии ожидания, создающая эффект неожиданности.

Тем не менее, далеко не всегда провокационный маркетинг воспринимается позитивно, поскольку несет в себе некий элемент эпатажности, который готовы правильно воспринимать и принимать субъекты. Время от времени субъекты могут ощущать себя обманутыми, потому и тизерные события следует использовать с большой осторожностью. Они должны иметь мощную поддержку в виде других маркетинговых событий, направленных на продвижение объекта. Иначе потенциальный актант, чье внимание долго удерживалось в напряжении, переключится на другие события, так и не узнав окончание "интересной истории".

Результаты наблюдений за событийным маркетингом в течение последних десяти лет свидетельствуют о росте спроса на ивент-мероприятия. Это объясняется соответствием данного типа маркетинга человеческим потребностям в получении новых эмоций и впечатлений, необходимости быть причастным к уникальным событиям. Потому ивент-маркетинг представляется наиболее эффективным инструментом. Социальный маркетинг, который в свое время дал толчок для начала продвижения товаров и услуг в краткосрочном периоде, смог подняться до уровня маркетинговой стратегии, рассчитанной на длительный срок. Использование социального маркетинга дает объектам отличную возможность наладить с субъектами долговременные и прочные взаимоотношения.

Основные этапы осуществления ивент-события. Разработка плана события и его последующая подготовка являются проектом, который ограничивает время получения конечного результата проведенного мероприятия. Проект базируется на инструкции по разработке концепции, а также стратегическое видение события, которое включает все действия, которые должен произвести объект-устроитель: цель проекта, расходные материалы и сроки проведения.

Ивент-менеджеры, имеющие опыт проведения мероприятий такого типа, обеспечивают контроль подготовки события путем создания так называемого проверочного списка, содержащего пункты с характеристиками основных этапов планирования уникального события.

На начальном этапе планирования ивент-мероприятия очерчиваются его структурные границы (проведение заседания, занятия в секциях, развлекательные мероприятия и т.п.) и временные границы (длительность каждого этапа).

В регламенте ивент-мероприятия должны содержаться ответы относительно хода проведения мероприятия, вопросы в порядке важности, формы, в которых может произойти завершение содержательной части, временные отрезки, отводимые на разные элементы события (дискуссии, доклады, предоставление справок и т.п.). То есть представлять собой план мероприятия с разбивкой на временные отрезки. Регламент является обязательной составляющей частью событий, которые происходят на регулярной, либо же нерегулярной основе.

Схема события может претерпевать изменения в зависимости от масштабности события, которое проводится на регулярной основе, степени готовности документов, которые требуются для данного проекта (актов, протоколов, проектов решений и т.п.). В регламенте может происходить обсуждение состава рабочих органов данного мероприятия, таких, как редколлегия, президиум и секретариат. Например:

• · В текст пресс-релиза должны быть включены такие характеристики, как социальная значимость, нетипичность, известность участников мероприятия.
• · Качественно составленный пресс-релиз рассчитан на одну страницу четвертого формата.
• · В конце пресс-релиза должна содержаться контактная информация об объекте-устроителе мероприятия, а также контакты менеджера, контролирующего проект, или же лица, которое отвечает за контакт со средствами массовой информации.
• · По завершению мероприятия (или цикла мероприятий) может быть написан заключительный пресс-релиз для предоставления полной информации о прошедшем событии в СМИ.
• · Фактическая справка представляет собой вид информационного письма, относящегося к справочному типу, который состоит из набора разных фактов, касающихся объекта или события, которые используются для цитирования или общей информированности.
• · Заявление для СМИ - не что иное, как кратко изложенная позиция организации или актантов события относительно определенного вопроса, которую необходимо озвучить ЦА в неизмененном виде. Такое заявлению должно быть изложено максимально просто, доступным языком. Основные требования, выдвигаемые к его содержимому, - наличие аргументации и отсылка к юридическим и этическим нормам. При этом сравнения с данными о других объектах и переадресация к мнениям независимых экспертов могут быть использованы для аргументации.
• · Пресс-кит - это совокупность разных видов промоционных материалов, которые были представлены СМИ, имеющих единый новостной повод, предоставляющих исчерпывающую информацию о событии, которое происходит в данный момент.

Этап разработки плана и собственно подготовка ивент-события - самый длительный и затратный. Именно поэтому так важно предусмотреть все моменты, которые могут каким-то образом оказать влияние на событийность. Организация мероприятия начинается с согласования места, где оно будет проводиться. Сейчас существует огромное количество специально построенных бизнес-центров, которые соответствуют всем требованиям проведения мероприятий такого рода. Перед подписанием договора о предоставлении услуг с подрядчиками с целью соблюдения условий, упомянутых выше, ивент-менеджеры прописывают требования относительно арендуемой площадки. Если реализуемое ивент-мероприятие имеет масштабный характер, требования должны быть оформлены официально - как заявка или же предложение в свободной форме.

Осуществление ивент-проекта подразумевает осуществление ивент-менеджерами действий:

• 1. Прием гостей.
• 2. Поведение регистрации актантов события.
• 3. Использование подготовленного сценария.
• 4. Осуществление общего руководства:
  • · контроль и управление ивент-событием;
  • · согласование передвижения актантов;
  • · обеспечение безопасных условий для проводимого события;
  • · опрос актантов события.
• 5. Подитоживание результатов ивент-мероприятия:
  • · анализ опросных анкет участников;
  • · предоставление статистических данных о составе актантов;
  • · анализ ивент-проекта организацией, разработка советов для проведения предстоящих событий;
  • · проведение работы со средствами массовой информации;
  • · статьи аналитической направленности о прошедшем мероприятии;
  • · рассылка писем-благодарностей всем участникам проекта.

Следует иметь в виду, что регистрация актантов на подавляющем большинстве событий, включая массовые, не является необходимой.

Стадии реализации ивент-мероприятия:

• 1. Разработка нестандартной идеи.
• 2. Подготовка проекта в виде коммерческого предложения, утверждение формы события.
• 3. Получение одобрения на проведение мероприятия, назначение лиц, несущих ответственность за реализацию проекта.
• 4. Составление плана:
  • · составление сметы, официальное объявление;
  • · составление окончательного плана, подготовка и организация события, раздача пригласительных билетов.
• 5. Осуществление проекта:
  • · оборудование места, где будет проводиться мероприятие, включая установку необходимого оснащения;
  • · официальный старт;
  • · проведение исключительного события до завершения;
  • · завершение события, закрытие;
  • · уборка оснащения, организация отъезда участников;
  • · заключительный расчет;
  • · обработка полученных данных, создание финансового и организационного отчетов;
  • · завершение проекта.

Введение

Актуальность выбранной темы обусловливается необходимостью применения новых технологий в ивент-менеджменте и совершенствования практической деятельности ивент-менеджера в организации событийных мероприятий на современном этапе.

В связи с развитием рыночных отношений в России начали активно развиваться новые для нашей страны виды бизнеса, одним из которых является организация событийных мероприятий (ивент-бизнес). Как многие другие новые виды деятельности, новые профессии постиндустриального общества родились и получили значительное развитие сначала в США, позднее в Западной Европе и сегодня в России. Ивент-менеджмент также стал индустрией сначала в США, где уже давно существуют профессиональные ассоциации, специальная литература, признанные стандарты ивент-отрасли.

Исключительные события, или ивент-мероприятия, приобретают в настоящее время все большую актуальность и в России как коммерчески значимые явления, как средство предпринимательской коммуникации и активизации целевых групп. С развитием рыночного общества в нашей стране стали проводиться деловые мероприятия, направленные на обмен идеями и информацией, мероприятия с целью получения прибыли. Зачастую событийные мероприятия сегодня становятся ключевым элементом продвижения продукции компаний. Организация мероприятий сильно влияет на общество в целом. В некоторых странах это стало серьезной индустрией, приносящей государству многие миллиарды в виде налогов. С ее помощью можно привлечь множество туристов (например, карнавалы в Рио-де-Жанейро или в Венеции посещают сотни тысяч человек), что становится значительной статьей дохода для местных бюджетов.

Понятие event

Что же такое ивент-менеджмент? Event-менеджмент – это особая разновидность индустрии развлечений, туризма и маркетинга, которая значительно выросла за последние несколько лет. Для начала следует признать, что понятие event отражает не некое объективно измеримое качество, но исключительный характер оп­ределенного мероприятия или события, воспринимаемый субъек­тивно. Event возникает в сознании и чувствах тех, кто его пережи­вает.В переводе понятие event означает событие, однако включает в себя также смысловые оттенки благоприятного случая, исключи­тельного происшествия, наиболее вероятного желаемого результата, мероприятия, спортивного состязания.

В зависимости от целей и характера можно выделить следующие виды акций: соревнования; семинары, курсы повышения квалификации; фанд-рэйзер (fund-raisers) - мероприятия по сбору средств на различные цели; встречи, заседания, годовщины; особые мероприятия; церемонии, поздравления, открытия, торжества; спортивные мероприятия; музыкальные выступления и концерты; массовые гуляния.

Исключительный характер мероприятия отражают также следующие аспекты:

1. оно дорого как память; запоминается как нечто исключитель­

но позитивное;

2. оно неповторимо, уникально (никакой рутины!);

3. оно побуждает участников к активности, предоставляя им до­

полнительные выгоды и эффекты;

4. оно грамотно спланировано, определенным образом оформ­

лено, организовано и инсценировано;

4. оно отличается многообразием ярких событий, взаимодейст­

вий и восприятий;

5. в нем прослеживается зависимость между впечатлениями и

символами;

6. с точки зрения участников это исключительное событие.

Понятие event субъективно и неоднозначно. Основные преимущества мероприятия становятся возможны благодаря побочным event-эффектам, плавно переходящим один в другой. Но и сам event не имеет четких границ: прибытие в место проведения мероприятия, организация питания, окружение и отъезд вполне способны добавить ярких штрихов в общее впечатление.

Сущность, принципы и функции ивент-менеджмента

Event - (событие, приуроченное к определенному времени, англ. яз.) превращение мероприятия посредством вспомогательных эффектов в нечто совершенно исключительное с точки зрения посетителей. Проводимые мероприятия включают: корпоративные, частные и некоммерческие праздники, выставки, торговые ярмарки и PR-акции. Event – management оказывает полный спектр услуг по: организации корпоративных событий (корпоративные праздники для клиентов и партнеров, внутрикорпоративные праздники, юбилеи фирм, приемы, фуршеты, выездные мероприятия, корпоративные уик-энды, программы team building и пр.) Для начала давайте разберемся в понятиях мероприятие и событие. В принципе мы используем их как синонимы, но событие может включать в себя не одно, а несколько мероприятий разных форматов. Не считая того, событие может также включать в себя разные церемонии и шоу-программы. Исходим из задач. На ивент-рынке сейчас действуют три группы лиц, а конкретно: заказчики, исполнители и подрядчики. Первые, в свою очередь, делятся на три главных сектора: Работа со всеми 3-мя группами имеет ряд собственных особенностей. Так, снутри каждой из групп можно выделить более популярные и нужные для их виды ивентов. В рамках нашей темы мы опустим последнюю группу и сконцентрируемся на анализе первых 2-ух. Ивенты для компаний - это безупречный метод ненавязчиво привлечь внимание к собственной работе, показав во всем разнообразии и продукты, и сервисы, и ценностные ориентиры. Конкретно ими обосновано обилие форматов ивент-мероприятий: спонсируемые компаниями празднички для малышей и родителей, молодежи, концерты звезд, спортивные состязания, корпоративные действия для служащих и партнеров и т. п. Рассматривая бюджет на событийный маркетинг, компании должны обдумывать необходимость комплексного подхода, чтобы и тут сохранить собственный стиль и выделить корпоративные ценности. Разобравшись в целях, можно приступить к выбору ивент-инструментов, при помощи которых будут решаться те либо другие задачки. Отдельным пунктом, который во многом суживает, а время от времени и расширяет область выбора ивента, становится бюджет. Компании сейчас, исходя из собственных целей и средств, употребляют определенные инструменты событийного маркетинга, увеличивая популярность одних и оставляя «на позже» остальные. По-прежнему нужны выставки, конференции, семинары и корпоративные мероприятия для служащих. В то же время в корпоративном секторе выслеживается некая тенденция к проведению наиболее креативных мероприятий. Что касается классического и более распространенного в современной ивент-практике варианта продвижения бренда через событие, то тут стоит огласить о различных так именуемых branding events. Так как конкретно погружение участников действия в мир марки, основанное на включении чувственного восприятия аудитории, - один из более действующих методов всеполно ценно раскрыть стиль бренда, запечатлеть его в сознании публики и управлять продажами в длительной перспективе. Можно огласить, что на 1-ый план сейчас выходят корпоративные ивенты: как внутренние - для служащих, так и наружные - для партнеров и клиентов, так как в реальный момент в особенности принципиально сохранить и приумножить количество контактов. В целом же, делая упор конкретно на опыт агентства, также беря во внимание ситуацию на рынке, следует выделить несколько более фаворитных направлений ивентов: собрания для дилеров, дистрибьюторов, менеджеров по продажам - с целью подведения итогов, планирования и увеличения мотивации служащих; тренинги для служащих и мотивационные программы (это направление постоянно актуально, весь вопрос - в предполагаемом бюджете и уникальном предложении); особые акции, направленные на увеличение продаж и вербование клиента (но сейчас эти акции должны быть мегакреативны для того, чтоб очень завлекать внимание). К слову, основываясь на классификации, представленной в книжке «великолепные мероприятия», можно выделить последующий хит-парад ивентов: Мероприятия, конкретно приносящие прибыль. К ним можно отнести некие семинары и конференции, фестивали, выставки, концерты, аукционы, спортивные соревнования.

Понятию event свойственны следующие устойчивые характеристики:

1) Это мероприятие, воспринимаемое как исключительное событие.

2) Оно является исключительным событием с точки зрения посетителей.

3) Позитивное восприятие побуждает посетителей к активности.

4) Залог успеха – тщательная организация и спланированная ин-сценировка.

Для ивент характерно:

1. Конкретный срок (дата) Временной интервал

2. Исключительность (событие происходит единожды и является уникальным и выдающимся)

3. Периодичность (традиционные события)

Фазы проекта:

2. Инициирование (оформление идеи и определение event; подго-товка проекта для лиц, принимающих решения.

3. Принятие решения о проведении evenf-мероприятия (либо об отказе от планирования проекта).

4. Старт (фаза планирования: распределение задач, формирование команд, планирование хода мероприятия, примерное планирование.

5. Принятие решения о подготовке (вперед/стоп). С данного момента отказ от проекта влечет за собой финансовый и моральный ущерб.

6. Подготовка (окончательное планирование: подготовка и организация evenf-мероприятия; задания и поручения, приглашения).

7. Точка не возвращения (начало фазы пуска: активизация и предъявление требований к планированию; отныне возникающие затраты имеют больший объем (последняя возможность для принятия окончательного решения, в дальнейшем отступление уже едва ли будет возможно).

8. Пуск (наступление event, активная деятельность по обустройству места проведения, монтажу сооружений и оборудования, поставкам, обеспечению прибытия).

9. Старт (официальное открытие).

10. Действие (ход even-мероприятия): от открытия до закрытия. Время контакта принимающей стороны и приглашенных гостей.

11. Окончание (официальное закрытие).

12. Завершение (окончательные расчеты). Прекращение действий и окончание расчетов (насколько это возможно).

13. Подведение итогов (заключительные организационные работы. Обработка данных, финансовый отчет).

14. Окончание проекта (проект закрыт).

1. Цель важно определить, осознать и не упускать из виду;

2. Цели должны поддаваться измерениям: количественным и качественным;

3. Цели могут быть непосредственно ориентированы на получение прибыли и косвенно ориентированы на получение прибыли;

4. Мероприятие становится успешным тогда, когда достигнута его цель.

Название мероприятия должно быть заманчиво. Изначально мотивировать всех участников, если на рекламном буклете заинтересует название – будут читать остальное.

Этапы маркетинга:

1. Анализ шансов на рынке.

2. Политика в отношении продукта

3. Программа (что)Пределы (где)

4. Расходы

5. Кейтеринг (организация питания)

Правило пяти чувств

Прежде всего, задумайтесь о том, как обеспечить гостям максимальный комфорт. Атмосфера вашего мероприятия будет оказывать всесторонне влияние.

Начнем со зрительного эффекта. Обратите внимание на интенсивность освещения в помещении. Яркий свет заставляет настроиться на четкий и серьезный лад. Однако такое освещение будет абсолютно неуместным во время ужина в ресторане, где приветствуется более интимная атмосфера.

Обязательным условием на мероприятии должен стать ваш логотип, размещенный где только хватит фантазии. Особенно – в местах скопления СМИ. Также отличный вариант – создание символа мероприятия (особый человек, скульптура и т.д.). Если такого символа не будет, как смогут ваши гости впоследствии отличить ваше мероприятие от мероприятий конкурентов? Пройдет время, многое из того, что они увидят или испытают на мероприятии, сотрется из памяти. Должно остаться минимум два элемента: ваш логотип или яркий символ мероприятия и приятная эмоциональная окраска, с ними связанная (гости не помнят детали, они лишь знают, что это было Восхитительно!).

Рассмотрим особенности звукового эффекта. Подберите нейтральную музыку. Не факт, что все присутствующие придут от нее в восторг. Но это лучше абсолютной непереносимости или негатива, которые могут возникнуть, если вы будете руководствоваться исключительно своими предпочтениями. Согласитесь, не факт, что все ваши гости на протяжении пяти часов мероприятия готовы с упоением слушать хард рок.

Следующий элемент успешного мероприятия – правильно подобранное меню. Рекомендация проста – должно быть вкусно и разнообразно. Но это ещё не всё. Блюдо, включенное в меню вашего мероприятия, может иметь символическое значение. Помните мультик «Рататуй»? «Вкус детства», воссоздание далекой счастливой поры сломило жесткий настрой неприступного критика. Отсюда урок: подбирая блюда для меню, ориентируйтесь не только на их цену (для VIP вечеринки – значит, самые дорогие), но и на то, какие эмоции ваших гостей вы стремитесь воссоздать.

Следующий пункт – запахи на мероприятии. Здесь можно смело продублировать блок, относящийся к вкусовым ощущениям – подумайте об эмоциях и ассоциациях. Кроме того, заранее побеспокойтесь и о «более приземленном» - не допускайте, чтобы на ваше мероприятие «приносило ветром» посторонние запахи с улицы. Они не всегда приятны.

Организация мероприятия – это услуга, которую, в отличие от продукта, нельзя пощупать, покрутить в руках или унести домой. Ваша задача – исполнить их желание, т.е. овеществить услугу. Памятные сувениры, призы за активное участие, грамоты и именные сертификаты – вам в помощь.

Заключение

Мы разъяснили, что такое ивент-менеджмент. При этом главную роль мы отводим понятию event и действиям по управлению мероприятиями. Рассматрели основы необходимые для понимания сущности event, а также для уяснения дальнейших рассуждений. Знание основ пригодится при планировании и организации также и в том случае, если проводимое исключительное мероприятие тем или иным образом выходит за рамки стандарта.

Ивент-бизнес как особое направление коммерческой деятельности охватывает сегодня разнообразные векторы и области применения. Событийные мероприятия ориентированы на эмоциональное восприятие клиентов и неповторимы по сути, единственны в своем роде; они рискованны и требуют высокой степени ответственности, а следовательно и технологичности. Поэтому диапазон ивент-менеджмента широк и включает действия от постановки цели и увязывания ее с бизнес-стратегией до оперативного планирования и проведения мероприятий в заранее определенных пространственно-временных рамках. При этом важно, что в центр внимания ивент-менеджмента поставлен клиент. Это требует гораздо большей сосредоточенности на работе с индивидуальными решениями, субъективным восприятием и психологическими эффектами, нежели на экономике и организации производства и технических приемах.

Список использованной литературы

1. Бочаров, М. П. Имидж фирмы: Планирование, формирование, продвижение / М. П. Бочаров.– СПБ. : Просвещение, 2000. – С. 145–178.

2. Маркони, В. Д. PR: полное руководство / В. Д. Маркони. – М. : Просвещение, 2007. – С. 45–78.

3. Романцов, А. Н. Event-маркетинг. Сущность и особенности организации / А. Н. Романцов. – М. : Просвещение, 2009. – С. 156–198.

4. Чумиков, А. Н. Связи с общественностью: теория и практика / А. Н. Чумиков. – М: Просвещение, 2008. – С. 69–78.

5. Шумович, А. Н. Смешать, но не взбалтывать. Рецепты организации мероприятий / А. Н. Шумович. – М. : Просвещение, 2009. – С. 145–178.

6. Шумович, А. П. Великолепные мероприятия. Технология и практика event menegement / А. П. Шумович. – М. : Просвещение, 2007. – С. 236–274.

7. www.stolichniy.

8. www.artkupag.

9. www.ubo/articles/?.

10. www.niabis/show-business/665.htm/.

11. www.speka/god_korporativ.htm/.

12. www.calend/holidays/do/16/.

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-04-02

За последние годы появилось много профессий, о которых раньше мы даже не слышали. Такой специалист, как event-менеджер, как раз из их числа. В данной статье мы постараемся раскрыть подробнее, что это за человек, каковы его обязанности и зачем обращаются к таким людям.

Кто такой менеджер?

Итак, слово «менеджер» (от английского manager - управленец) обозначает профессию человека, управляющего процессами, отвечающего за организацию той или иной процедуры. На самом деле в нашем языке это слово начало присутствовать относительно недавно, до этого таких людей называли директорами, заведующими или управленцами. Сейчас же менеджерами можно назвать сразу нескольких человек в компании: и того, кто заведует целым отделом работников (менеджер по работе с персоналом), и отвечающего за прием звонков и внесение клиентов в базу (менеджер по заказам). Это свидетельствует о слишком широком смысле данного слова, о размытости его значения. Получается так, что менеджером можно назвать как сотрудника, занимающего низкую должность, так и того, кто управляет всеми процессами организации.

Что требует профессия "менеджер"?

Поскольку инструкция менеджера предписывает сотруднику, занимающему данную должность, обязанности организации и регулирования различных процессов, такой человек должен обладать рядом качеств, способствующих этому. В их число входят ответственность, серьезные намерения и пунктуальность человека, которые помогали бы ему четко и точно проводить все процессы, понимая их суть и значение. Кроме того, профессия "менеджер" требует умения налаживать контакты с людьми, поскольку организатор должен уметь общаться и убеждать. Помимо этого каждый такой специалист обязан понимать, как устроен рынок, каковы последствия каждого его действия и чего ему следует ожидать в дальнейшем.

Приведенные обязанности менеджера, разумеется, относятся к абстрактному сотруднику. Каждая конкретная должность может требовать от человека каких-то других качеств.

Помимо описанных и перечисленных выше ответственностей, умения общаться с людьми и прочих качеств, необходимых менеджеру, специалист по организации торжеств должен также быть способен держать все под контролем, понимать то, как осуществляется работа другим специалистом, с которым он сотрудничает. Кроме того, функции менеджера предполагают еще и умение предугадать и подсчитать наперед то, когда будет выполнена та или иная работа, успеют ли ее вовремя сдать и получится ли все закончить до проведения мероприятия.

Потребность в организации праздников и торжеств

В традициях у нашего народа (да и, надо признать, не только у него) - весело и ярко отмечать различные праздники и знаменательные дни. Причем если для близких друзей создать веселую атмосферу не так уж и сложно (особенно когда количество участников небольшое), то для незнакомых людей организовать торжество, которое бы всем понравилось, достаточно непросто. Многие просто не хотят заниматься этим, поскольку не знают вкуса каждого гостя. А представим свадьбу с 300 гостями: как вы думаете, легко ли всем угодить?

На этот случай и существуют различные компании и организации, позволяющие организовать торжество. В них работают люди, которые заботятся о том, чтобы вы не думали о трудностях в создании праздничного настроения. Все, что потребуется от вас, - это оплатить их услуги и насладиться мероприятием. Организаторы праздников при этом заботятся как о развлекательной программе, так и о еде, напитках, сладостях и прочем, что потребуется. Осуществить все это поможет event-менеджер. Работают такие сотрудники, как правило, в компании, предоставляющей услуги по организации торжеств. Также этих людей можно нанимать отдельно, по индивидуальной договоренности. В их компетенцию входит синхронизация всех процессов таким образом, чтобы праздник понравился гостям.

Зачем нужен event-менеджер?

На самом деле необходимость в подобных специалистах существовала всегда, ведь профессионально организовать празднование любого события достаточно сложно. Опять же одно дело - если вы знаете предпочтения своих гостей и можете без проблем подобрать то, что понравится всем; другое - когда с вами рядом будут малознакомые люди. Тут-то и нужны подобные специалисты.

Вообще название "event-менеджер" произошло от английского event - событие. Если дословно перевести наименование этой специальности, получим должность человека, занимающегося организацией и управлением событий, торжеств. Фактически этим они и занимаются.

Функции event-менеджера

Примечательно, что в обязанности менеджера входят не просто бронирование заведения, подбор обслуживающего персонала и еды, которая будет подаваться, но и ряд других непростых моментов. Например, он обязан подобрать тематику праздника, стиль, в котором будет оформлен зал, и даже подсчитать количество воздушных шаров, необходимых для декора интерьера.

Если event-менеджер этого не делает, то он обязан найти профессионального дизайнера и проследить, чтобы тот справился со всем на «отлично». Возможно, на первый взгляд это покажется несложной задачей, но, поверьте, это совсем не просто. Каждое звено цепи - фотограф, тамада или компания, продающая воздушные шары, - может подвести со сроком или со стоимостью предоставления услуг. Задача менеджера заключается в том, чтобы исправить все эти и другие ошибки и сделать торжество идеальным для гостей.

Подходы организатора праздников

Чтобы сделать все то, что предписывают его обязанности, каждый event-менеджер (Москва это или любой другой город - не суть важно) должен разработать собственный подход к выполнению задач. Например, он может сам создать план празднования, после чего утвердить его у заказчиков, согласовать все с ними и лишь после этого приступать к реализации. Другой вариант - это сбор информации у клиента о том, каким бы он хотел видеть свое торжество, имеет ли какие-то индивидуальные пожелания и так далее. Если праздник создается для коллектива компании или фирмы, нелишним будет уточнить о предпочтениях большинства, а также о том, каким образом были проведены предыдущие празднования, чтобы не повторяться.

Организации event, или событий, приобретает все большую популярность в России. Не смотря на то, что в нашей стране отрасль event-менеджмента достаточно молода, она активно и уверенно набирает обороты, с каждым годом становясь всё профессиональнее.

Еvent management (событийный менеджмент) - это полный комплекс мероприятий по созданию корпоративных и массовых событий.

Говорить, что рынок еvent-менеджмента в России окончательно сформирован, преждевременно. Однако перспективы его очень широки. С каждым годом еvent-агентства, специализирующие на предоставлении услуг по организации мероприятий, совершенствуют свое мастерство, повышают профессиональный уровень. Да и сами события стали приобретать европейский стиль.

Можно выделить несколько направлений event-менеджмента : организация корпоративных мероприятий, направленных на укрепление командного духа, и крупные массовые акции, создающие информационные поводы.
Поводов для мероприятий существует великое множество. В зависимости от целей и характера можно выделить следующие виды событий: соревнования; семинары, курсы повышения квалификации; фанд-рэйзер (fund-raisers) - мероприятия по сбору средств на различные цели; встречи, заседания, годовщины; особые мероприятия; церемонии, поздравления, открытия, торжества; спортивные мероприятия; музыкальные выступления и концерты; массовые гуляния.

Организация event требует значительных усилий и затрат, как интеллектуальных, так и материальных. Поэтому, прежде чем самостоятельно браться за подготовку и проведение мероприятия, следует тщательно взвесить свои силы. В некоторых компаниях имеется штатный event-менеджер, а вот фирмам, в которых нет такой должности, лучше обратиться в профессиональное event-агентство.

Тенденция такова, что организацию событий компании предпочитают доверять специализированным агентствам. В этом случае достигается максимальный эффект от мероприятия. Профессионалы подготовят концепцию мероприятия, предложат яркую идею, подберут помещение, подрядчиков и учтут множество мелочей, о существовании которых человек несведущий даже не подозревает.

Прежде чем приступить к подготовке и созданию мероприятия, следует четко обозначить его цели и задачи. Это позволит выбрать из богатого инструментария те технологии, которые будут способствовать получению от события максимального результата.

Уровень event-менеджмента во многом определяет бюджет мероприятия. Это один из ключевых моментов, с которым следует определиться, планируя организацию события.

Тайминг подготовки мероприятия также должен быть спланирован очень чётко. Следующий вопрос на повестке дня event-менеджера - кадровое обеспечение. Нужно четко определить, сколько человек будет работать на мероприятии, круг задач каждого участника и т.д.

Для некоторых мероприятий требуется спонсорская поддержка. Как правило, найти спонсоров - задача не из лёгких, поэтому озаботиться её решением лучше на ранних стадиях планирования. К тому же, это поможет определиться с бюджетом.